Esbjerg Kommune øger datasikkerheden med DynamicTemplate

feb 24, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Elektronisk sagsbehandling byder på mange fordele men bibringer også, at man skal være ekstra omhyggelig med håndteringen af personfølsomme oplysninger, når der udsendes breve og dokumenter.

Esbjerg Kommune har i lang tid benyttet sig af de mange synergifordele, der er imellem DynamicTemplate og elektronisk sagsbehandling, så da Pædagogisk Enhed i Esbjerg Kommune stødte på en udfordring med datasikkerhed i sagsbehandlingen, havde de allerede det rette værktøj lige ved hånden.

Manuelt rod i CPR-numre

Tværfaglig leder i Pædagogisk Enhed i Esbjerg Kommune, Kim Christophersen fortæller, at de i enheden opdagede at nogle borgere havde modtaget breve, der ikke var adresseret til dem. Disse breve blev udsendt manuelt af sagsbehandlere direkte fra deres gamle fagsystem og indeholdt ofte personfølsomme oplysninger som CPR-numre og adresser.

Opdagelsen gjorde Kim Christophersen opmærksom på, at en ændring i enhedens arbejdsgange var nødvendig. Derfor gik han straks i gang med at undersøge, hvor faldgruben i deres nuværende systemer var. Han konkluderede, at problemet opstod i de indbyggede skabeloner fra enhedens fagsystemer, som medarbejderne brugte til at håndtere sagsbehandlingen. Der var tale om manuelle indtastningsfejl i skabelonerne, når brevene skulle afsendes. Ved afsendelse blev CPR-numre indtastet manuelt i afsendelsesløsningen, og det forårsagede, at et brev kunne ende i den forkerte postkasse.

Automatiske skabeloner eliminerer risiko for fejl

For at undgå disse manuelle indtastningsfaldgruber gik Pædagogisk Enhed i gang med at implementere DynamicTemplate i forbindelse med etableringen af et nyt fagsystem. Med DynamicTemplate og et nyt fagsystem fik enheden mulighed for at automatisere sagsbehandlingen og undgå brud på datasikkerheden, da hele processen fra blankt papir til afsendt brev automatiseres i faste og sikre rammer.

”Vi har indberettet tre datasikkerhedsbrud, fordi persondata var blevet udsendt forkert. Indhentning af persondata og at få det afsendt er blevet meget mere sikkert med DynamicTemplate.”

Kim Christophersen, Tværfagligleder i Pædagogisk Enhed, Esbjerg Kommune

DynamicTemplate henter al information direkte fra kommunens fagsystem og omgår derfor al manuel indtastning af eksempelvis CPR-numre. Med ét klik genereres et færdigt brev, og sagsbehandleren kan med det samme se, at navne og adresser er korrekte. Brevet udsendes direkte fra løsningen, og man undgår dermed helt risikoen for at indtaste forkerte oplysninger.

Efter implementeringen af DynamicTemplate har Esbjerg Kommune ikke oplevet henvendelser fra borgere, der har modtaget forkerte breve, og føler sig langt mere sikre i, at der ikke bliver begået databrud.

Datasikkerhed som prioritet

For de 80 brugere i Esbjerg Kommunes Pædagogiske Enhed fjerner DynamicTemplates automatiske skabeloner al nervøsitet og usikkerhed for at begå databrud i sagsbehandlingen. Løsningen giver ro til at arbejde hurtigt og selvsikkert med dokumenter, uden at dobbelttjekke modtagere, adresser og anden personfølsominformation unødigt.

Sagsbehandlingen kan yderligere optimeres med DynamicTemplate Cloud og Connect 365, der gør det muligt at oprette og redigere dokumenter sikkert i skyen. Læs mere om Connect 365

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365