FOA effektiviserer arbejdsgange med DynamicTemplate og Public 360

sep 28, 2020 | DynamicTemplate, DynamicTemplate, Offentlig sektor, Offentlig sektor

FOA er Danmarks tredjestørste fagforbund. Med mere end 175.000 medlemmer fordelt på 38 afdelinger er det selvsagt, at FOA kommunikerer og udsender rigtigt mange dokumenter hver dag til deres mange tusinder medlemmer. Som så mange andre store organisationer oplevede FOA, at når man laver mange dokumenter, kan det hurtigt blive en tung byrde at administrere på en effektiv måde.

Vi kontaktede Kristina Löfs, Implementeringskonsulent hos FOA, for at få bedre indblik i, hvordan FOA forsøger at optimere måden, at kommunikere og lave dokumenter på.

En lettere overgang

Kristina Löfs blev ansat som projektkonsulent i forbindelse med at FOA skiftede til ESDH-systemet Public 360. I løbet af implementeringen af Public 360 fik FOA også helt nyt brand og design, hvilket betød, at alle deres hundredvis af skabeloner skulle omstruktureres og designes fra bunden, såvel som overføres til det nye system.

Hvis de manuelt skulle omdanne alle deres gamle skabeloner til det nye design, ville overgangen hurtigt blive en arbejdsbyrde af ekstraordinære dimensioner. Det nye design var dermed den sidste dråbe, der fik den figurative skabelon-kop til at flyde over.

Hos FOA var man vant til, at skabeloner skabte et virvar af blandede dokument layouts, uendeligt vedligehold, en stor risiko for fejl i informationen, eller at gamle skabeloner blev brugt, på trods af udfasning. Der herskede dermed ingen tvivl i gruppen af beslutningstagere om, at den bedste mulighed ville være at implementere en ny løsning, der kunne gøre skabeloner, samt deres vedligehold, både let, simpelt og effektivt.

Fra hundredvis til fem

Da Kristina Löfs blev introduceret til DynamicTemplate fra Dania Software, kunne hun straks se, at det var løsningen, der ville lette deres dokumentbyrde:

”De andre løsninger, vi kiggede på, var meget komplicerede. Det vigtigste for os var, at det var nemt at oprette, redigere og vedligeholde indholdet af skabeloner. DynamicTemplate var det åbenlyse valg, fordi det var let at forstå og intuitivt at bruge.”

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Før skiftet til DynamicTemplate, havde FOA langt over 100 forskellige skabeloner. I dag står fem DynamicTemplate skabeloner for samtlige af de tusindvis af dokumenter, der dagligt produceres på fagforeningens kontorer. Frase-funktionen (udskifteligt tekst indhold), der er implementeret i dynamiske skabeloner, gør det muligt for ganske få skabeloner at skabe et hav af forskellige dokumenter.

Ifølge Kristina var overgangen til DynamicTemplate og integrationen til Public 360 og intuitiv for de ansatte i organisationen, der hurtigt blev komfortable i brugen af de nye skabeloner. To medarbejdere, i hver og en af de 38 afdelinger, blev udpeget som fraseredaktører, hvilket betyder, at de står for at skabe og vedligeholde de standardfraser, som afdelingen har brug for. Udover dette har FOA også globale fraser, der administreres centralt og kan bruges af alle afdelinger. Skabelonvedligehold styres også centralt, så ændringerne rulles ud automatisk igennem alle skabeloner i organisationen. Denne form for skabelonvedligehold var en af de skelsættende faktorer, da FOA skulle vælge en skabelonløsning i 2016.

”Før vi skiftede til DynamicTemplate, havde vi hundredvis af skabeloner, der alle skulle vedligeholdes individuelt. Det var en stor opgave at finde de rette skabeloner, når de skulle bruges. DynamicTemplate gjorde det muligt at bygge alle typer dokumenter baseret på 5 dynamiske skabeloner. Det ville ikke være muligt at opnå samme effektivitetsniveau uden DynamicTemplate.”

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Bedste værktøj nogensinde

Uanset hvor mange dokumenter en organisation laver, vil effektive arbejdsgange altid skabe mere overskud både for ansatte og ledelse. Dynamiske og centralt vedligeholdte skabeloner fritstiller oceaner af tid, der før blev brugt på at lede efter de rette skabeloner, samt på uendeligt og individuelt vedligehold af de mange skabeloner.

”DynamicTemplate er det bedste værktøj der er blevet implementeret i FOA nogensinde. Oplevelsen af løsningen har været meget positiv allerede fra dag 1 og det har aldrig været lettere at skabe og administrere dokumenter”

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365