Gravesham og rejsen mod tilgængelighed

sep 3, 2020 | AccessibilityFixer, Offentlig sektor

De engelske kommuner arbejder hårdt på at gøre deres digitale kanaler tilgængelige. Det skyldes blandt andet, at EU-direktivet om webtilgængelighed træder i kraft den 23. September 2020. Webdirektivet dikterer, at et bredt spektrum af digitale medier og informationskilder, deriblandt hjemmesider, dokumenter og apps, skal gøres tilgængelige. Dette kan dog virke uoverskueligt uden en velovervejet plan og en dybdegående forståelse af, hvad WCAG 2.1 retningslinjerne indebærer.

Vi tog en snak med Darren Everden, Assistent Director (IT & transformation) i Gravesham Borough Council, for at høre mere om deres Digitaliseringsteam og strategien for implementering af tilgængelighed i kommunen.

Rejsen begynder med viden og forståelse

Der er mange måder at komme i mål på, når det handler om at gøre sin organisations informationer tilgængelige. Nogle organisationer læser retningslinjerne og vælger derefter blot at leve op til minimumskravene. For Darren og hans Digitaliseringsteam er det ikke så simpelt – de mener nemlig, at man bør se udover retningslinjerne og forstå, hvor behovet stammer fra.

Ved at forstå at WCAG 2.1 retningslinjerne er skabt på baggrund af mennesker med specifikke behov, er Digitaliseringsteamet i stand til at implementere tilgængelighed på en langt mere effektiv og brugbar måde, da de forstår hvordan EU Direktivet er blevet til og fungerer i praksis.

I Gravesham valgte de at opdele deres tilgængelighedsrejse i stadier, der var prioriteret i forhold til, hvad der ville skabe størst værdi for deres borgere. En stor del af deres tankegang var ikke alene baseret på at forstå, hvordan man bliver tilgængelig, men i lige så høj grad hvorfor. Denne tankegang ledte dem på rette spor for at tilgå tilgængelighed på den bedst mulige måde.

Det første stadie, var af gode grunde, deres hjemmeside. Både hjemmesidens indhold, men også dens opbygning havde brug for store ændringer. Digitaliseringsteamet brugte auditing software til at analysere hjemmesiden og finde de steder, den var utilgængelig for personer med handicap, som hurtigt blev forbedret i henhold til retningslinjerne.

Processen som Digitaliseringsteamet gennemgik, da de skulle sikre tilgængelighed på hjemmesiden, gav dem indblik i, hvor dybdegående og tidskrævende en transformation hurtigt kunne blive.

Tilgængelig digital kommunikation

Opdatering og optimering af de kommunale hjemmesider tydeliggjorde, at digitale dokumenter og udgående kommunikation faldt i en kategori for sig selv og krævede en betydeligt større arbejdsbyrde, som Digitaliseringsteamet var nødt til at tage stilling til. På trods af, at Darren og hans team ønskede at reducere antallet af dokumenter på deres hjemmeside, måtte de konkludere, at der altid vil være et behov for dokumenter på offentlige hjemmesider.

“Man ved ikke hvilken slags assisterende teknologi, som modtageren benytter for at kunne læse og forstå ens dokumenter. Den tanke var lidt af en ahá-oplevelse for os og fik os virkelig til at overveje hvordan vi ville håndtere dokumenter”.

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

Grundet antallet af dokumenter der bliver skabt på daglig basis, ville det være en overvældende og næsten umulig opgave at gøre alle dokumenter tilgængelige, hvis byrden faldt på en central enhed.

Tilgængelighedsprojektet blev derfor langt større end oprindeligt forventet og medførte et nyt mål – at finde en tredjepartsløsning, der kunne gøre alle fremtidige dokumenter tilgængelige. En løsning, der kunne decentralisere arbejdet og gøre alle ansatte i stand til at gøre deres egne dokumenter tilgængelige uden hjælp fra superbrugere eller IT.

Darren og hans Digitaliseringsteam afprøvede først det indbyggede tilgængelighedsværktøj i Microsoft Office, da det virkede som det mest åbenlyse redskab at benytte. Men på trods af, at den indbyggede tilgængelighedstjekker påpegede en del nødvendige forbedringer, var den ikke dybdegående nok. Desuden gav den ikke brugeren tilstrækkelige vejledning til, at de egenhændigt kunne tilpasse dokumenterne således, at de ville leve op til retningslinjerne.

Digitaliseringsteamet kom frem til, at hvis de skulle benytte den indbyggede tilgængelighedstjekker i Microsoft Office, ville de være nødsaget til at uddanne enkelte ansatte som ansvarshavende for samtlige dokumenter i organisationen.

For at undgå at centralisere arbejdsgangene og skabe flaskehalse, besluttede Darren og Digitaliseringsteamet at finde en intuitiv løsning.

“Det vi virkelig ville undgå, var at skabe flaskehalse i vores udgående kommunikation, på samme måde som vi endte med på vores hjemmeside. Det var på dette tidspunkt i processen, at vi opdagede AccessibilityFixer fra Dania Software”.

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

En løsning til dokumentudfordringen

Med AccessibilityFixer blev Gravesham i stand til at tilgængeliggøre deres dokumenter i både Word, PowerPoint og Excel uden at bruge ressourcer på at uddanne en eneste medarbejder.  

“AccessibilityFixer gør alle ansatte i stand til selvstændigt at skabe tilgængelige dokumenter”

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

 AccessibilityFixer gør enhver ansat i stand til at gennemgå et dokument på egen hånd, uden hjælp fra IT eller superbrugere. Med en intuitiv brugeroplevelse og hjælpetekster er det let at skabe tilgængelige dokumenter eller validere tilgængeligheden i eksisterende dokumenter – direkte i Microsoft Office.  

“I Gravesham gør vi alt for at inkludere hver eneste borger. Vi tror på, at AccessibilityFixer er det rette værktøj til at give alle borgere lige mulighed for at tilgå dokumenter – uanset deres behov”.

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

Læring fra Graveshams Digitaliseringsteam

Lige meget hvordan en organisation vælger at komme i mål med tilgængelighed, så er det først og fremmest essentielt at fokusere på digital inklusion. Digital inklusion handler om at give alle muligheden for at leve deres liv og være en del af samfundet på lige fod med andre. Hvis du vælger at gøre som Gravesham, ved at opdele din transformation i stadier, og hvis du giver dine ansatte mulighed for selvstændigt at oprette dokumenter, vil du med sikkerhed finde nøglen til en inklusiv fremtid.

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365