Holstebro Kommune – E-læring skaber DynamicTemplate eksperter

jan 26, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Holstebro Kommune har ligesom 75% af de danske kommuner valgt at benytte skabelonværktøjet DynamicTemplate, til at effektivisere måden, medarbejdere opretter og skriver dokumenter. Ved hjælp af effektiv e-læring har Holstebro Kommune skabt et højt kvalificeret korps af DynamicTemplate eksperter. Kommunen benytter skabelonværktøjet DynamicTemplate i samspil med deres nuværende it-systemer (SBSYS, KMD Nexus). DynamicTemplate har gjort det muligt for medarbejderen at skabe komplette breve og dokumenter med ganske få klik, og det har hjulpet dem med at kontrollere og løfte deres dokumentbyrde i kommunens mange afdelinger.

DynamicTemplate byder på et væld af funktioner og muligheder, som effektiviserer og automatiserer arbejdsprocesser. Den unikke softwarearkitektur opdeler skabeloner i fraser (tekstindhold) og design. Denne tilgang giver medarbejderne mulighed for at indsætte dynamiske, foruddefinerede tekstafsnit direkte i deres dokumenter. Det er fraseredaktørernes (superbrugernes) ansvar at opbygge automatiserede og dynamiske tekster til slutbrugerne – men hvordan sikrer man sig, at ens korps af fraseredaktører benytter alle funktioner i det nye værktøj?

”DynamicTemplate tilbyder en lang række intuitive funktioner, der effektiviserer dokumentdannelse. Hvis man går de ekstra skridt og sætter sig grundigt ind i de funktioner, kan man kombinere dem på en ny måde og komme frem til automatisering på et meget avanceret niveau til stor gavn for slutbrugerne og kommunens økonomi.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

Udfordringen ved uddannelse

Intern uddannelse i organisationer kommer ofte med en lang række af udfordringer. Hvordan træner man bedst sine ansatte, hvordan sørger man for at vedligeholde deres kompetencer, og hvad gør man med en enkelt ny medarbejder der skal uddannes, når man normalt kører store samlede on-premise kurser?

Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune, var en del af holdet, da DynamicTemplate blev implementeret i Holstebro kommune i maj 2018 og har siden da været ansvarlig for uddannelse af nye fraseredaktører.

”Niveauet på ens fraseredaktører sætter standarden for alle breve og dokumenter i organisationen. Jo højere niveau man kan uddanne sine fraseredaktører til, jo højere kvalitet kan man forvente at se fra de andre ansatte.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

En ny digital hverdag

Men i 2020 blev det pludseligt en udfordring at afholde kurser med fysisk tilstedeværelse. Ved at tage udgangspunkt i det eksisterende kursusmateriale, udarbejdet af Dania Software, skabte Jacky Hansen derfor første udgave af et helt nyt e-læringskursus. E-læringskurset blev opdelt i individuelle og dybdegående kapitler, der hver især indeholdt al nødvendig viden for de kommende fraseredaktører. Som en del af e-læringskurset, blev der indbygget interaktive videoer, der simulerer de korrekte måder at benytte funktionerne i DynamicTemplate. Kombineret med mini-eksaminer direkte i e-læringssoftwaren garanteres det, at brugerne har gennemgået, forstået og afprøvet alt, de behøver for at blive fraseredaktør.

”Det er essentielt at uddanne sine medarbejdere i, hvordan det nye værktøj virker, hvis man vil drage nytte af det fulde potentiale.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

E-læring skaber eksperter

E-læringskurset er hastigt på vej til at blive den foretrukne måde at uddanne fraseredaktører på i Holstebro Kommune. Alt i alt, gør e-læring det muligt at effektivisere intern uddannelse og opkvalificere medarbejdere, så de kan drage fuldt udbytte af DynamicTemplates mange funktioner. Jacky Hansen forventer, at e-læring inden længe vil være den foretrukne model for undervisning i Holstebro Kommune.

”Effektiv e-læring leder til højere kvalitet i uddannelserne og sparer både tid for underviser og den underviste. Den rette træning gør det muligt at udnytte DynamicTemplates fulde potentiale.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365