Office 365 er overalt – Hvad gør vi med ESDH?

maj 15, 2020 | Artikler

Cloud har været stille og roligt på vej siden årtusindskiftet. Efter 20 år, er alle så småt ved at være med på hvad Cloud løsninger kan, og hvorfor det kan være en smart overgang at vælge i forhold til de fordele der følger med i skyen.

Selv den tvivl og usikkerhed der opstod i kølvandet på GDPR, som ellers længe har været udbredt i den offentlige sektor, er nu manet i jorden og overgangen til Cloud løsninger er de fleste steder en realitet.

Cloud er spået til at vokse

Ifølge en udmelding fra Gartner i slutningen af 2019, regnede man med at se en markedsforøgelse på op til 17% i løbet af 2020. Gartner påpeger, at Cloud officielt anskues som mainstream, og forventninger derfor er sat højt for fremtiden.

Det, Gartner selvfølgelig ikke kunne forudse, var den enorme efterspørgsel på Cloud teknologi, der kom som en følge af, at mange i foråret 2020 måtte arbejde hjemmefra.

I foråret 2020 har de fleste oplevet fordelene for en Cloud-drevet virksomhed på egen arbejdsindsats. At arbejde hjemmefra har været en stor øjenåbner og valideret at, Cloudløsninger muliggør at udføre mange former for arbejde fra hvilken som helst placering – så længe man har et device, der kan køre den valgte platform.

Office 365 – fast inventar hos alle

De sidste par år har Microsofts Office 365 skyllet indover både private og offentlige organisationer, og gjort mange arbejdsgange simplere og mere effektive.

Rigtig mange organisationer har i dag valgt Office 365, idet Cloudløsningen giver nogle fantastiske fordele. Behovet for lokale ser­vere er reduceret. Man er altid opdateret til den sidste nye udgave af Office-pakken, og i stedet for at bruge tid og ressourcer på driften af IT, kan man i højere grad fokusere på at optimere arbejdsgange og effektivisere.

Integration mellem ESDH og Office 365

Selvom Cloud og Office 365 har været rost i forhold til mange fordele som agilitet, dokumentkontrol og besparelser, så har man stødt på problemer indenfor ESDH-systemer. Mange systemer har haft et vedvarende problem med at integrere ESDH direkte i Microsoft Office 365.

Problemet opstår specielt ved redigering i Office Online, som ellers er en smart og sikker måde at undgå duplikerede og tilfældige dokumenter på lokale drev.

Det er vigtigt at man sætter sig grundigt ind i at der er forskel på niveauerne af integration, som de forskellige ESDH-systemer tilbyder. Selvom et system integrerer med Office 365 desktopklienten, betyder det ikke nødvendigvis at den også integrerer til Office Online.

Det kan hurtigt komme til at betyde, at man er nødsaget til at hente sine filer ned lokalt for at kunne redigere dem. Der går luften lidt af ballonen på den del af Office 365, der ellers giver nogle gode værktøjer til at operere sin organisation i et Cloud format.

De færreste systemer taler direkte sammen med Office 365

Integration mellem Office 365 og ESDH-systemer er et af de emner, der i Devoteams ESDH-ECM-rapport for 2019 blev gennemgået og undersøgt med stor interesse. Tallene fra undersøgelsen viste, at det var de færreste platforme, der integrerede direkte med Office 365, specielt i deres online applikationer.

De mange fordele ved Office 365 og Cloud, kan dermed falme lidt, når man alligevel ender med at downloade sine dokumenter ned fra sit Cloud Storage på sit lokale drev, hver gang man skal bruge dem.

“De færreste løsninger understøtter, at brugeren kan fremfinde og åbne et dokument, som ligger i ESDH-løsningen, via fx Word Online, dvs. uden at skulle finde dokumentet i ESDH-løsningen og åbne det derfra.”

 – Devoteam ESDH-ECM-rapport 2019

Ifølge Devoteams rapport, kunne knapt en tredjedel af systemerne give brugerne lige mulighed for at journalisere et dokument direkte i Word Online, mens langt de fleste krævede at man fik dokumentet ned i desktopklienten.

Med andre ord er det et fartbump, at man først henter sine dokumenter ned lokalt på sit eget drev, og derefter overfører dem til sit ESDH-system. Det kan ikke betegnes som den mest optimale arbejdsgang, specielt ikke hvis man arbejder med følsomme persondata.

Når filer skal kopieres ned på et lokalt drev fra skyen, kan det let ende steder hvor det ikke bliver slettet igen. Der bliver oprettet midlertidige filer, og efter at have lagt det tilbage i skyen, kan man glemme at slette det duplikerede dokument, man har liggende lokalt.

Med henblik på anvendelse af skabeloner, fraser og brevfletning i Word Online, er det også her kun cirka hvert tredje system, der kan være med.

Hvis man gerne vil være fri for lokale dokumenter og sikre, at ens data ikke ender steder den ikke skal være, kan det være en god ide at se på de muligheder, der er for at skabe en bedre integration mellem Office 365 og ens ESDH-system.

Connect 365 skaber forbindelsen

Der er selvfølgelig måder man kan løse denne problemstilling på, uden at skulle vente på at de forskellige ESDH-systemer selv får udviklet en stærkere integration til Office 365. En af dem er at bruge en integrationsskabende løsning, der kan skabe forbindelsen mellem Office Online og dit ESDH-system.

Med Connect 365 skabes der en direkte forbindelse mellem Office Online og dit ESDH-system, der sikrer muligheden for at redigere dokumenter uden at de på noget tidspunkt kommer til at ligge lokalt på dit eget drev.

Denne løsning er baseret på, at dine dokumenter bliver krypteret og midlertidigt placeret i Microsoft Azure bag en sikker adgangsstyring, og data forlader aldrig EU. Connect 365 bygger på de højeste standarder for best practice i autentificering gennem Microsofts eget sikkerhedslag. Det gør det let at overholde GDPR lovgivning og generelt skabe dokumentkontrol.

Igennem Connect 365 er det også muligt at bruge mobile devices til at tilgå og redigere dokumenter sikkert og uden lokale filer. Også på mobile devices, bliver dokumenter placeret i et sikkert og isoleret miljø på Microsoft Azure. Efter endt redigering leveres dokumentet tilbage til det oprindelige system og slettes fra den midlertidige placering i Connect 365.

Hvis den offentlige sektor ønsker at følge med den teknologiske udvikling ud i skyen, så handler det med andre ord om at de offentlige indkøbere hurtigst muligt får implementeret minimumskrav om en sikker integration mellem ESDH og Office Online. Det kan enten gøres med henvisning til standardløsninger som Connect 365, eller at leverandøren forpligtes til selv at udvikle og vedligeholde integrationen.

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365