Bekymringsfri dokumenttilgængelighed i Ringkøbing-Skjern Kommune

apr 6, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Offentlige organisationer på tværs af EU har haft travlt med at gøre både deres hjemmesider og dokumenter tilgængelige. Når det kommer til webtilgængelighed i dokumenter, er der mange forskellige tiltag som sikrer, at organisationer kan komme i mål. Ringkøbing-Skjern Kommune ønskede at optimere processen omkring tilgængelighed i dokumenter fra start til slut, for at gøre det så let som muligt for de ansatte, at sikre tilgængelighed i dokumenter.

Webtilgængelighed i dokumenter

Webtilgængelighed i dokumenter er en kontinuerlig opgave, da der laves nye hver eneste dag, og det kræver både viden, tid og engagement at sikre tilgængeligheden. Alle dokumenter skal individuelt mærkes op for tilgængelighed, hvilket betyder, at de ansatte skal opmærke dokumenter, inden de publiceres eller udsendes.

Derfor var det vigtigt for Anette Stokholm, Webmaster i Ringkøbing-Skjern Kommune, at finde de bedste værktøjer og sikre at byrden for de ansatte blev så minimal som muligt, når de skulle sikre tilgængelighed i dokumenter. Det skulle være intuitivt, hurtigt og måtte ikke fylde for meget i hverdagen.

Genvejen til tilgængelighed

Ringkøbing-Skjern Kommune så genvejen til tilgængelige dokumenter med Assist. Add-on’et til Microsoft 365 guider alle ansatte til at skabe tilgængelighed i deres dokument fra start til slut. Det kræver ikke nogen særlig træning eller viden om webtilgængelighedsretningslinjer, da løsningen selv udpeger de steder, der mangler opmærkning, og gør det let at rette dem selvstændigt.

I Ringkøbing-Skjern Kommune ville de dog gerne gå et skridt længere. Assist gjorde det nemt og krævede kun minimal medarbejdertræning, men ifølge Anette Stokholm, var Ringkøbing-Skjern Kommune ikke helt i mål. Derfor undersøgte de muligheden for at få gjort kommunens skabeloner webtilgængelige samtidig med, at de ønskede at tage fraser i brug. Målet var at eliminere risikoen for menneskelige fejl og forglemmelser.

”Vi gør os umage med at få styr på webtilgængelighed, og med en kombination af Assist og DynamicTemplate er vi kommet langt med at automatisere tilgængelighed i vores dokumenter”.

Anette Stokholm, Webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

Automatisering med skabeloner og fraser

For at efterkomme en mere automatiseret tilgang til webtilgængelighed i dokumenter, gik Ringkøbing-Skjern Kommune i gang med at udforske mulighederne med DynamicTemplate. Anette Stokholm og hendes team startede med at udskifte kommunens eksisterende 350 skabeloner og i dag har de blot 5 DynamicTemplate skabeloner.

Skabelonerne benytter udskifteligt indhold, hvilket gjorde det muligt for Ringkøbing-Skjern Kommune at forhåndsopmærke deres skabeloner for tilgængelighed. Logoer, åbningstider og alle basiselementer i deres skabeloner er med andre ord fuldt tilgængelige fra start – medarbejderen behøver ikke selv at have fokus på tilgængelighed, når de skriver breve.

”Med forhåndsopmærkede skabeloner og fraser skal den enkelte medarbejder ikke bruge tid på at gøre sit dokument tilgængeligt. Det er allerede gjort på forhånd, da de benytter sig af standardiseret tekst”

Anette Stokholm, Webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

For at komme helt i mål, fik de udpegede fraseredaktører tilrettet deres fraser (forhåndsskrevne tekststykker, der bruges som byggeklodser i brevet) i henhold til tilgængeligheds-retningslinjerne. De sørgede for, at de fraser, deres kollegaer hyppigt benyttede, indeholdt al nødvendig opmærkning til standardtekster og elementer.

Ringkøbing-Skjern Kommune har automatiseret tilgængelighed i deres dokumenter – i de få tilfælde hvor medarbejdere foretager manuelle ændringer, benyttes Assist til at skanne og opmærke ændringerne.

Bekymringsfri tilgængelighed

Ringkøbing-Skjern Kommune har med fremsynethed, og hjælp fra både Assist og DynamicTemplate sørget for, at webtilgængelighed ikke er en byrde i de ansattes hverdag, da det fjerner behovet for omfattende medarbejderuddannelse. Dokumenter skabes med få klik og er fra start opmærket for tilgængelighed. Anette Stokholm er sikker på, at automatiseringen af tilgængelighed i dokumenter vil være en stor fordel særligt nu, hvor digital post også omfattes af lovgivningen.

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365