Automatiserede dokumenter i Thisted Kommune

okt 28, 2020 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Dokumenthåndtering er for mange store organisationer et bindende element for, at hverdagen skal kunne hænge sammen. Om det er dokumenter, der skal arkiveres, simple breve der skal skrives, eller noter og komplekse afgørelser – er det alfa og omega, at processen er effektiv og intuitiv.

Thisted Kommune arbejder med en bred vifte af systemer, der alle indeholder data, der skal kunne videreføres til dokumenter. Hvert af disse systemer har deres eget skabelonværktøj, der virker på hver sin individuelle måde. Indbyggede skabeloner er en smart løsning, men det betød imidlertid for en kommune som Thisted, at de plejede at arbejde med et sted mellem 2500 og 3000 forskelligartede skabeloner. Tusindvis af skabeloner med hvert deres individuelle vedligehold er en enorm og uoverskuelig arbejdsbyrde.

Nyt design fremhævede vedligeholdets omfang

Vedligeholdets omfang blev meget tydeligt, da Thisted Kommune skiftede til en ny designmanual. Overgangen til det nye design virkede uoverskueligt, idet det betød at tusindvis af skabeloner skulle omdannes til en ny skrifttype og et nyt logo.

Samtlige skabeloner i en række forskellige ESDH-systemer skulle opdateres manuelt, bl.a. DUBU, Novax og Cura, men det største arbejde lå helt klart i de mange SBSYS-skabeloner, der skulle opdateres.

”I Thisted har vi mere end et ESDH-system. DynamicTemplate er uafhængigt og gør det muligt at skabe dokumenter fra ét enkelt udgangspunkt, i stedet for at oplære alle ansatte i at bruge flere forskellige systemer”

– Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Efter at have gennemgået udbuddet af forskellige muligheder, kom Thisted Kommune frem til en klar vinder. Effektive skabeloner, centralt vedligehold og med integrationer til alle systemer – DynamicTemplate var muligheden for få et værktøj, der kunne samle dannelsen af alle typer af dokumenter i én og samme løsning.

Én skabelon der dækker alle behov

Ved at implementere en markedsledende standardløsning som DynamicTemplate, der trækker data direkte fra flere typer af ESDH- og fagsystemer, blev det med en gennemgribende oprydning muligt at koge Thisted Kommunes tusindvis af skabeloner ned til få enkelte universelle skabeloner på tværs af flere systemer.

DynamicTemplate bygger på skabeloner med udskifteligt og forhåndsoprettet tekstindhold. Med et bibliotek af forhåndsudarbejdede tekster (Bedre kendt som fraser i DynamicTemplate) er det muligt for en kommune som Thisted at have én enkelt skabelon til størstedelen af deres dokumenter. Ved at benytte et frasebibliotek, hvori alt indhold er forhåndsskrevet, korrekt og ensrettet – kan organisationen, med andre ord, eliminere risikoen for fejlinformation, tastefejl eller fejl i formatet.

Men hvor kommer fraser fra, og hvordan benyttes de korrekt?

Skræddersyede fraser

Der er to typer brugere af DynamicTemplate – almindelige brugere og fraseredaktørerne. Alle ansatte er almindelige brugere, og danner dokumenter ved at åbne en skabelon og indsætte de forhåndsoprettede fraser, der sikrer at al tekst er korrekt og informationen der udsendes, er ensrettet så der ikke opstår inkongruenser.

Fraser opstår dog ikke af sig selv, og de er forskellige fra organisation til organisation. I Thisted Kommune er der blevet oplært superbrugere, også kaldet fraseredaktører i alle afdelinger. Det er redaktørernes opgave at sikre sig, at fraserne er korrekt skrevet og informative, når de andre brugere udsender breve eller dokumenter.

”Da vi startede med DynamicTemplate, samlede vi et korps af ansatte, der skulle danne grundlaget for fraseredaktørerne. De der blev udvalgt, blev givet tid til at gøre sig til eksperter i DynamicTemplate”

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Fra komplekst til simpelt

Thisted Kommune danner ofte komplicerede dokumenter med mange variabler baseret på information fra individuelle sager og involverede borgere. Af samme grund implementerede de Regelmotoren i deres DynamicTemplate løsning. Regelmotoren er en udvidelse til DynamicTemplate, som gør det muligt at danne komplekse dokumenter baseret på valgmuligheder ved dokumentoprettelsen. I Thisted Kommune bruger de Regelmotoren i flere forskellige dokumenter i Borgerservice og Socialafdelingen.

For eksempel, danner de dokumenter for ophør af ydelser ved en simpel opstilling af drop-down menuer. Sagsbehandleren vælger modtager, årsag til ophør og hvilken type ydelse, der er tale om. Herefter danner Regelmotoren i DynamicTemplate automatisk et komplet dokument, der er klart til at blive sendt.

I Thisted Kommune har de sørget for, at Regelmotoren tager højde for variablerne i de forskellige valgmuligheder. Hvis årsagen til ophøret for eksempel skyldes, at borgeren er kommet i arbejde, vil Regelmotoren spørge ind til, hvem arbejdsgiveren er, og bede om en dato for opstart.

Skabeloner er et effektivt redskab på mange måder, og med Regelmotoren indbygget vil dokument-automatisering skabe lynhurtige og fejlfrie dokumenter for enhver ansat i en hvilken som helst organisation – uanset deres erfaring eller træning.

”For brugeren er DynamicTemplate en stor hjælp og meget nemt at anvende. Hvis fraseredaktørerne oplæres korrekt – og det hjælper Dania Software med – så er det en let og intuitiv proces, der effektiviserer arbejdsgange for mange ansatte.”

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365