Universelt design i dokumentoprettelse – tilgængelighed kommer først

aug 23, 2020 | Artikler

Vi nærmer os d. 23. september 2020 hvor den næste fase af EU’s webdirektiv træder i kraft. Det betyder, at det er vigtigere end nogensinde før at sikre sig, at alle dokumenter, der uploades eller udsendes, er fuldt tilgængelige i henhold til WCAG 2.1 retningslinjerne.

Der er mange måder at håndtere overgangen til tilgængelige dokumenter på. En af dem er, at man manuelt indtaster de nødvendige informationer for hvert dokument. Det skaber hurtigt en stor arbejdsbyrde og gør ens dokumentoprettelsesproces unødigt lang og besværlig. Det betyder også, at alle ens ansatte skal uddannes i, hvordan man opretter et tilgængeligt dokument, der ikke bryder nogen af de mange retningslinjer.

Universelt design – fra arkitektur til internet

Der er ingen, der ønsker unødigt stor risiko for fejl, lange uddannelsesforløb eller besværlige arbejdsprocesser. Det kan derfor være en god ide at overveje, hvordan man indarbejder universelt design i sin dokumentproduktion.

Universelt Design startede som et arkitektonisk koncept, hvor tilgængelighed var omdrejningspunktet i designet. Når man planlægger med udgangspunkt i tilgængelighed, undgår man at udføre besværligt dobbeltarbejde, når man skal tilføje handicapvenlige løsninger efter et færdigt byggeprojekt.

I de senere år har universelt design bredt sig ud i flere områder – deriblandt den digitale verden. Universelt design på hjemmesider er opbygget på samme måde som i arkitektur. En hjemmeside bygges på samme måde som en fysisk bygning – med tilgængelighed som hjørnesten.

Tilgængelig fra top til tå – også i dokumenter

Universelt design bygger på syv generelle principper, som kan overføres direkte til webudvikling og dokumentoprettelse. Disse principper dækker blandt andet over, at alle skal have lige mulighed for at deltage, uanset hvordan man interagerer med verden. Der skal desuden være plads til fleksibilitet i designet – i en bygning vil det betyde, at der er adgang til en etage via både trapper og ramper, men på en hjemmeside vil det for eksempel være, at en video har både lyd og undertekster. Der er desuden fokus på, at designet er simpelt og intuitivt, og at der er sikkerhedsforanstaltninger indtænkt i det originale design.

Når det kommer til dokumenter, virker det måske åbenlyst, hvordan man ud fra WCAG 2.1 sikrer tilgængelighed. Det er dog en tung og tidskrævende proces, der grænser til det umulige, hvis alle i en organisation manuelt at gøre deres dokumenter tilgængelige hver gang – derfor er det vigtigt at indarbejde tilgængelighed i dokumentets fundament, så man kommer godt fra start.

Universelt design i skabeloner

Det er muligt at sikre tilgængelighed automatisk i dokumentoprettelsen og dermed komme helt uden om manuelle processer. En intelligent skabelonløsning, der skaber tilgængelige skabeloner, minimerer effektivt dobbeltarbejde og skaber både bedre og hurtigere arbejdsgange i din organisation.

Ved at forhåndsopmærke indhold i dokumentskabeloner er det muligt med et enkelt tryk på en knap at oprette et fuldt tilgængeligt dokument, med al den nødvendige information. Fra afsender og modtager til kontaktinformation, logoer og signaturer – alt sammen med billedbeskrivelser, dokumenttitler og de rigtige typografier, der skal til for at gøre et dokument tilgængeligt.

Med en skabelonløsning som DynamicTemplate sikrer man, at alle ansatte kan oprette ensartede, korrekte og fuldt tilgængelige dokumenter hver gang – uden forglemmelser og fejl.

Tilgængelige dokumenter bør prioriteres i alle moderne organisationer og om det gøres ved at man manuelt gennemgår hvert eneste dokument, eller man bruger en intelligent skabelonløsning, er mindre vigtigt. Men i en digital tid, der fokuserer på at skabe tilgængelig information for så mange mennesker som muligt, uanset, software, sprog, placering og eventuelle handicap – er det essentielt at tage hånd om at tilgængeliggøre sine hjemmesider og dokumenter.

Stort set alle har adgang til internettet, men ikke alle kan bruge det effektivt – derfor er universelt design vigtigere end nogensinde.

Vores nyhedsbrev

Opdag jeres muligheder med Insight

Insight er din indgang til at vide mere om smartere digitale arbejdsgange med Microsoft Office og Office 365