Esbjerg Kommune øker datasikkerheten med DynamicTemplate

feb 24, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Elektronisk saksbehandling har mange fordeler, men medfører også at man må være ekstra omhyggelig med håndteringen av personopplysninger når det sendes ut brev og dokumenter.

Esbjerg Kommune har i lang tid benyttet seg av de mange synergifordelene som finnes mellom DynamicTemplate og elektronisk saksbehandling, så da Pædagogisk Enhed i Esbjerg Kommune møtte en utfordring med datasikkerhet i saksbehandlingen, hadde de allerede det riktige verktøyet lett tilgjengelig.

Manuelt rot i fødselsnumre

Tverrfaglig leder i Pædagogisk Enhed i Esbjerg Kommune, Kim Christophersen sier at de i enheten oppdaget at noen borgere hadde mottatt brev som ikke var adressert til dem. Disse brevene ble sendt ut av saksbehandlere direkte fra fagsystemet og inneholdt ofte personopplysninger som fødselsnumre og adresser.

Oppdagelsen gjorde at Kim Christophersen ble oppmerksom på at en endring i enhetens arbeidsflyter var nødvendig. Derfor gikk han straks i gang med å undersøke hvor fallgruvene i det nåværende systemet var. Han konkluderte med at problemet oppstod i de innebygde malene fra enhetens fagsystemer, som medarbeiderne brukte til å håndtere saksbehandlingen. Det var snakk om manuelle inntastingsfeil i malene når brevene skulle sendes ut. Ved utsending ble fødselsnumre skrevet inn manuelt i utsendingsløsningen, og det forårsaket at et brev kunne ende i feil postkasse.

Automatiske maler eliminerer risiko for feil

For å unngå disse manuelle inntastingsfeilene gikk Pædagogisk Enhed i gang med å implementere DynamicTemplate. Med DynamicTemplate fikk enheten mulighet til å automatisere saksbehandlingen og unngå brudd på datasikkerheten, fordi hele prosessen fra blankt papir til utsendt brev automatiseres i faste og sikre rammer.

«Vi har innberettet tre brudd på personvernet, fordi brev med personopplysninger er sendt ut feil. Innhenting av personopplysninger og å få brevene sendt er blitt mye mer sikkert med DynamicTemplate.«

Kim Christophersen, Tverrfaglig leder i Pædagogisk Enhed, Esbjerg Kommune

DynamicTemplate henter all informasjon direkte fra kommunens fagsystem og omgår derfor all manuell inntasting av for eksempel fødselsnumre. Med ett klikk genereres et ferdig brev, og saksbehandleren kan med det samme se at navn og adresse er riktig. Brevet sendes direkte fra løsningen, og man unngår dermed helt risikoen for å taste inn feil opplysninger.

Etter implementeringen av DynamicTemplate har Esbjerg Kommune ikke opplevd henvendelser fra innbyggere som har mottatt feil brev, og føler seg langt mer sikre på at det ikke blir begått brudd på personvernet.

Datasikkerhet som prioritet

For de 80 brukerne i Esbjerg Kommunes Pædagogiske Enhed fjerner DynamicTemplates automatiske maler all nervøsitet og usikkerhet for å begå brudd på personvernet i saksbehandlingen. Løsningen gir ro til å arbeide raskt og sikkert med dokumenter, uten å måtte dobbeltsjekke mottakere, adresser og andre personopplysninger.

Saksbehandlingen kan optimaliseres videre med DynamicTemplate Cloud og Connect 365, som gjør det mulig å opprette og redigere dokumenter sikkert i skyen. Les mer om Connect 365

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365