FOA effektiviserer arbeidsflytene med DynamicTemplate og Public 360

sep 28, 2020 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

FOA er Danmarks tredje største fagforbund. Med mer enn 175 000 medlemmer fordelt på 38 avdelinger er det selvsagt at FOA kommuniserer og sender ut svært mange dokumenter hver dag til de mange tusen medlemmene. Som så mange andre store organisasjoner opplevde FOA at når man produserer mange dokumenter, kan det raskt bli et omfattende arbeid å administrere dem på en effektiv måte.

Vi kontaktet Kristina Löfs, Implementeringskonsulent hos FOA, for å få bedre innblikk i hvordan FOA forsøker å optimalisere måten de kommuniserer og oppretter dokumenter på.

En enklere overgang

Kristina Löfs ble ansatt som prosjektkonsulent i forbindelse med at FOA byttet til ESDH-systemet Public 360. I løpet av implementeringen av Public 360 fikk FOA også helt ny logo og design, noe som betydde at alle hundrevis av maler måtte omstruktureres og designes fra bunnen av, i tillegg til å overføres til det nye systemet.

Hvis de manuelt skulle gjøre om alle de gamle malene til det nye designet, ville overgangen raskt bli en arbeidsmengde av uante proporsjoner. Det nye designet var dermed den siste dråpen som fikk det figurlige mal-begeret til å flyte over.

Hos FOA var man vant til at maler skapte et virvar av blandede dokumentlayouter, uendelig vedlikehold, en stor risiko for feil i informasjonen, eller at gamle maler ble brukt, til tross for utfasing. Det hersket derfor ingen tvil i gruppen av beslutningstakere om at den beste muligheten ville være å implementere en ny løsning som kunne gjøre maler og vedlikeholdet av dem både lett, enkelt og effektivt.

Fra hundrevis til fem

Da Kristina Löfs ble introdusert for DynamicTemplate fra Dania Software, kunne hun straks se at det var løsningen som ville lette dokumentarbeidet:

«De andre løsningene vi så på var svært kompliserte. Det viktigste for oss var at det var enkelt å opprette, redigere og vedlikeholde innholdet i malene. DynamicTemplate var det åpenbare valget fordi det var lett å forstå og intuitivt å bruke.»

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Før byttet til DynamicTemplate hadde FOA langt over 100 forskjellige maler. I dag står fem DynamicTemplate-maler for samtlige av de tusenvis av dokumenter som daglig produseres på fagforeningens kontorer. Frase-funksjonen (tekstinnhold som kan byttes), som er implementert i dynamiske maler, gjør det mulig for ganske få maler å opprette et hav av forskjellige dokumenter.

Ifølge Kristina Löfs var overgangen til DynamicTemplate og integrasjonen til Public 360 både lett og intuitiv for de ansatte i organisasjonen, som raskt ble komfortable i bruken av de nye malene. To medarbeidere i hver av de 38 avdelingene ble utpekt som fraseredaktører, noe som betyr at de står for å opprette og vedlikeholde de standardfrasene som avdelingen har behov for. I tillegg til dette har FOA også globale fraser som administreres sentralt og kan brukes av alle avdelinger. Malvedlikeholdet styres også sentralt, slik at endringene rulles ut automatisk gjennom alle malene i organisasjonen. Denne formen for malvedlikehold var en av de viktigste faktorene da FOA skulle velge en malløsning i 2016.

«Før vi byttet til DynamicTemplate, hadde vi hundrevis av maler, som alle skulle vedlikeholdes individuelt. Det var en stor oppgave å finne de riktige malene når de skulle brukes. DynamicTemplate gjorde det mulig å bygge alle typer dokumenter basert på 5 dynamiske maler. Det ville ikke være mulig å oppnå samme effektivitetsnivå uten DynamicTemplate.»

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Beste verktøy noensinne

Uansett hvor mange dokumenter en organisasjon oppretter, vil effektive arbeidsflyter alltid skape mer overskudd både for ansatte og ledelse. Dynamiske og sentralt vedlikeholdte maler fristiller oseaner av tid som før ble brukt på å lete etter de riktige malene og på uendelig og individuelt vedlikehold av de mange malene.

«DynamicTemplate er det beste verktøyet som er blitt implementert i FOA noensinne. Opplevelsen av løsningen har vært svært positiv allerede fra dag 1, og det har aldri vært enklere å opprette og administrere dokumenter»

Kristina Löfs, implementeringskonsulent, FOA

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365