Gravesham og reisen mot tilgjengelighet

sep 3, 2020 | AccessibilityFixer, Offentlig sektor

Engelske kommuner arbeider hardt for å gjøre sine digitale kanaler tilgjengelige. Det skyldes blant annet at EUs nettilgjengelighetsdirektiv trer i kraft den 23. september 2020. Nettilgjengelighetsdirektivet dikterer at et bredt spektrum av digitale medier og informasjonskilder, deriblant hjemmesider, dokumenter og apper, må gjøres tilgjengelige. Dette kan likevel virke uoversiktlig uten en veloverveid plan og en dyptgående forståelse av hva WCAG 2.1-retningslinjene innebærer.

Vi tok en prat med Darren Everden, Assistent Director (IT & transformation) i Gravesham Borough Council, for å høre mer om deres Digitaliseringsteam og strategien for implementering av tilgjengelighet i kommunen.

Reisen begynner med kunnskap og forståelse

Der er mange måter å komme i mål på når det handler om å gjøre sin organisasjons informasjon tilgjengelige. Noen organisasjoner leser retningslinjene og velger deretter bare å leve opp til minimumskravene. For Darren og hans Digitaliseringsteam er det ikke så enkelt – de mener nemlig at man bør se ut over retningslinjene og forstå hvor behovet stammer fra.

Ved å forstå at WCAG 2.1-retningslinjene er skapt på bakgrunn av mennesker med spesifikke behov, er Digitaliseringsteamet i stand til å implementere tilgjengelighet på en langt mer effektiv og egnet måte, da de forstår hvordan EU-direktivet er blitt til og fungerer i praksis.

I Gravesham valgte de å dele inn tilgjengelighetsreisen i stadier som var prioritert i forhold til hva som ville skape størst verdi for innbyggerne deres. En stor del av denne tankegangen var ikke bare basert på å forstå hvordan man blir tilgjengelig, men i like stor grad hvorfor. Denne tankegangen førte dem på rett spor til å tilby tilgjengelighet på den best mulige måten.

Det første stadiet var av gode grunner hjemmesiden. Både hjemmesidens innhold, men også dens oppbygning hadde behov for store endringer. Digitaliseringsteamet brukte auditing-programvare til å analysere hjemmesiden og finne de stedene der den var utilgjengelig for personer med handikap, og forbedret disse stedene raskt i henhold til retningslinjene.

Prosessen som Digitaliseringsteamet gjennomgikk da de skulle sikre tilgjengelighet på hjemmesiden, ga dem innblikk i hvor dyptgående og tidkrevende en transformasjon raskt kunne bli.

Tilgjengelig digital kommunikasjon

Oppdatering og optimalisering av de kommunale hjemmesidene tydeliggjorde at digitale dokumenter og utgående kommunikasjon falt i en egen kategori og krevde en betydelig større arbeidsbyrde, som Digitaliseringsteamet var nødt til å ta stilling til. Til tross for at Darren og teamet hans ønsket å redusere antall dokumenter på hjemmesiden, måtte de konkludere med at det alltid vil være et behov for dokumenter på offentlige hjemmesider.

«Man vet ikke hva slags hjelpeteknologi mottakeren benytter for å kunne lese og forstå dokumentene. Den tanken var litt av en aha-opplevelse for oss og fikk oss virkelig til å vurdere hvordan vi skulle håndtere dokumenter.»

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

På grunn av mengden med dokumenter som blir skapt på daglig basis, ville det være en overveldende og nesten umulig oppgave å gjøre alle dokumenter tilgjengelige hvis byrden falt på en sentral enhet.

Tilgjengelighetsprosjektet ble derfor langt større enn opprinnelig forventet og medførte et nytt mål – å finne en tredjepartsløsning som kunne gjøre alle fremtidige dokumenter tilgjengelige. En løsning som kunne desentralisere arbeidet og gjøre alle ansatte i stand til å gjøre sine egne dokumenter tilgjengelige uten hjelp fra superbrukere eller IT-avdelingen.

Darren og hans Digitaliseringsteam prøvde først ut det innebygde tilgjengelighetsverktøyet i Microsoft Office, da det virket som det mest åpenbare redskapet å bruke. Men til tross for at den innebygde tilgjengelighetssjekkeren påpekte en del nødvendige forbedringer, var den ikke dyptgående nok. I tillegg ga den ikke brukerne tilstrekkelig veiledning til at de på egen hånd kunne tilpasse dokumentene slik at de oppfylte kravene i retningslinjene.

Digitaliseringsteamet kom frem til at hvis de skulle bruke den innebygde tilgjengelighetssjekkeren i Microsoft Office, ville de være nødt til å utdanne enkelte ansatte som ansvarshavende for samtlige dokumenter i organisasjonen.

For å unngå å sentralisere arbeidsflytene og skape flaskehalser besluttet Darren og Digitaliseringsteamet å finne en intuitiv løsning.

«Det vi virkelig ville unngå, var å skape flaskehalser i vår utgående kommunikasjon, på samme måte som vi endte med på vår hjemmeside. Det var på dette tidspunktet i prosessen at vi oppdaget AccessibilityFixer fra Dania Software.»

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

En løsning til dokumentutfordringen

Med AccessibilityFixer ble Gravesham i stand til å tilgjengeliggjøre dokumentene deres i både Word, PowerPoint og Excel uten å bruke ressurser på å utdanne en eneste medarbeider. 

«AccessibilityFixer gjør alle ansatte i stand til selvstendig å skape tilgjengelige dokumenter.»

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

 AccessibilityFixer gjør enhver ansatt i stand til å gjennomgå et dokument på egen hånd, uten hjelp fra IT eller superbrukere. Med en intuitiv brukeropplevelse og hjelpetekster er det lett å skape tilgjengelige dokumenter eller validere tilgjengeligheten i eksisterende dokumenter – direkte i Microsoft Office. 

«I Gravesham gjør vi alt for å inkludere hver eneste innbygger. Vi tror på at AccessibilityFixer er det riktige verktøyet for å gi alle innbyggere lik mulighet til å få tilgang dokumenter – uansett behov.»

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

Læring fra Graveshams Digitaliseringsteam

Uansett hvordan en organisasjon velger å komme i mål med tilgjengelighet, så er det først og fremst essensielt å fokusere på digital inkludering. Digital inkludering handler om å gi alle muligheten til å leve sitt liv og være en del av samfunnet på like fot med andre. Hvis du velger å gjøre som Gravesham, ved å dele opp transformasjonen i stadier, og hvis du gir de ansatte mulighet til selvstendig å opprette dokumenter, vil du med sikkerhet finne nøkkelen til en inkluderende fremtid.

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365