Holstebro Kommune – E-læring skaper DynamicTemplate-eksperter

jan 26, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Holstebro Kommune i Danmark har som 75 % av de andre danske kommunene valgt å bruke malverktøyet DynamicTemplate til å effektivisere måten medarbeidere oppretter og skriver dokumenter på. Ved hjelp av effektiv e-læring har Holstebro Kommune nå en stab av høyt kvalifiserte DynamicTemplate-eksperter. Kommunen bruker malverktøyet DynamicTemplate i samspill med sine nåværende IT-systemer (SBSYS, KMD Nexus). DynamicTemplate har gjort det mulig for medarbeiderne å opprette komplette brev og dokumenter med ganske få klikk, og det har hjulpet dem med å kontrollere og lette arbeidet med dokumenter i kommunens mange avdelinger.

DynamicTemplate byr på mange funksjoner og muligheter som effektiviserer og automatiserer arbeidsprosessene. Den unike programvarearkitekturen deler opp maler i fraser (tekstinnhold) og design. Denne tilnærmingsmåten gir medarbeiderne mulighet til å sette inn dynamiske, forhåndsdefinerte tekstavsnitt direkte i dokumentene. Det er fraseredaktørenes (superbrukernes) ansvar å bygge opp automatiserte og dynamiske tekster til sluttbrukerne – men hvordan sikrer man seg at staben av fraseredaktører bruker alle funksjonene i det nye verktøyet?

«DynamicTemplate tilbyr en lang rekke intuitive funksjoner som effektiviserer dokumentopprettelsen. Hvis man går de ekstra skrittene og setter seg grundig inn i disse funksjonene, kan man kombinere dem på en ny måte og oppnå automatisering på et svært avansert nivå til stor nytte for sluttbrukerne og kommunens økonomi.«

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

Utfordringen ved opplæring

Intern opplæring i organisasjoner har ofte en lang rekke utfordringer. Hvordan lærer man best opp sine ansatte, hvordan sørger man for å vedlikeholde kompetansene deres, og hva gjør man med en enkelt ny medarbeider som skal læres opp, når man normalt kjører store samlede lokale kurs?

Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune, var en del av teamet da DynamicTemplate ble implementert i kommunens avdelinger i mai 2018, og har siden vært ansvarlig for opplæringen av nye fraseredaktører.

Nivået til fraseredaktørene setter standarden for alle brev og dokumenter i organisasjonen. Jo høyere nivå fraseredaktørene har, jo høyere kvalitet kan man forvente å se fra de andre ansatte

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

En ny digital hverdag

Men i 2020 ble det plutselig en utfordring å holde kurs med fysisk deltagelse. Ved å ta utgangspunkt i det eksisterende kursmaterialet utarbeidet av Dania Software, skapte Jacky Hansen derfor første utgave av et helt nytt e-læringskurs. E-læringskurset ble delt opp i individuelle og dyptgående kapitler, der hvert kapittel inneholdt all nødvendig kunnskap for de kommende fraseredaktørene. Som en del av e-læringskurset ble det bygget inn interaktive videoer som simulerer de riktige måtene å bruke funksjonene i DynamicTemplate på. Kombinert med mini-eksamener direkte i e-læringsprogramvaren er det garantert at brukerne har gjennomgått, forstått og testet alt de trenger for å bli fraseredaktører.

”It is essential to trDet er essensielt å lære opp medarbeiderne i hvordan det nye verktøyet virker hvis man vil dra nytte av det fulle potensialet.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

E-læring skaper eksperter

E-læringskurset er raskt på vei til å bli den foretrukne måten å lære opp fraseredaktører på i Holstebro Kommune. Alt i alt gjør e-læring det mulig å effektivisere intern opplæring og oppkvalifisere medarbeidere, slik at de kan få fullt utbytte av de mange funksjonene i DynamicTemplate. Jacky Hansen forventer at e-læring innen kort tid vil være den foretrukne modellen for undervisning i Holstebro Kommune.

Effektiv e-læring fører til høyere kvalitet i opplæringen og sparer tid for både underviser og den underviste. Riktig opplæring gjør det mulig å utnytte det fulle potensialet i DynamicTemplate.”

– Jacky Hansen, IT og Digitaliseringskonsulent, Holstebro Kommune

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365