DynamicTemplate samler saksbehandlingen i Kalundborg Kommune

mai 31, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Kalundborg Kommune

Kalundborg Kommune omfavner Sjællands nordvestkystområde og fungerer som et travelt handels- og opplandssentrum i Danmark. Med kommunens knapt 50 000 innbyggere har de 3800 ansatte i kommunen en stor utfordring når det gjelder å oppnå en effektiv og ensartet saksbehandling.

Utfordringene

I Kalundborg Kommune brukes det, som i mange andre kommuner, en lang rekke forskjellige fagsystemer for forskjellige arbeidsområder.

Alle fagsystemene har egne sett med maler. Vedlikehold på tvers av systemer var derfor en betydelig oppgave, siden endringer måtte innføres individuelt i hver enkelt mal. I tillegg til et enormt vedlikehold opplevde de ansatte i Kalundborg en utfordring med å holde en rød tråd i kommunens design, siden malene ble bygget opp forskjellig fra system til system.

Løsningen

For å løse de mange utfordringene valgte Kalundborg Kommune å implementere DynamicTemplate. DynamicTemplate er en malløsning til Microsoft Office og 365, som brukes av 75 % av danske kommuner. Malløsningen fungerer som bindeledd mellom alle fagsystemer, og automatiserer måten dokumenter opprettes på.

Med integrasjoner til fagsystemer hentes all informasjon direkte inn i DynamicTemplates avanserte maler, og saksbehandlerne har mulighet til å sette inn forhåndsskrevne tekster fra et bibliotek. Det er derfor mulig å gå fra blankt papir til avsendt brev med ganske få klikk, og man unngår dermed de feilene som kan oppstå ved manuell inntasting av for eksempel fødselsnumre, adresser og andre persondata.

«DynamicTemplate har gjort det mulig for alle avdelinger i Kalundborg Kommune å benytte de samme 2 malene. Det har gitt et ensartet uttrykk gjennom kommunen uansett fagsystem.»

  • Jannie Johansen, Økonomikonsulent, Kalundborg Kommune

Med DynamicTemplate bruker Kalundborg Kommune nå bare 2 standardmaler for saksbehandling på tvers av alle systemer. Vedlikehold av designet og informasjonen i malene håndteres lokalt og er dermed blitt betydelig forenklet.

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365