Office 365 er overalt – hva gjør vi med sak- og arkivsystemer?

mai 15, 2020 | Artikler

Skyløsninger har stille og rolig vært på vei siden årtusenskiftet. Etter 20 år har alle så smått begynt å forstå hva skyløsninger kan, og hvorfor det kan være en smart overgang å velge dem, sett i forhold til de fordelene som følger med i skyen.

Selv den tvilen og usikkerheten som oppsto i kjølvannet av GDPR, og som lenge har vært utbredt i offentlige sektor, er nå forsvunnet og overgangen til skyløsninger er de fleste steder en realitet.

Skyløsninger er spådd å vokse

Ifølge en melding fra Gartner i slutten av 2019, regnet man med å se en markedsøking på opptil 17 % i løpet av 2020. Gartner påpeker at skyløsninger offisielt anses som vanlige, eller mainstream, og at forventningene derfor er satt høyt for fremtiden.

Det Gartner selvfølgelig ikke kunne forutse, var den enorme etterspørselen etter nettskyteknologi som kom som en følge av at mange våren 2020 måtte jobbe hjemmefra.

Våren 2020 har de fleste opplevd fordelene ved en skydrevet virksomhet på egen arbeidsinnsats. Å jobbe hjemmefra har vært en stor øyeåpner og har vist at skyløsninger gjør det mulig å utføre mange former for arbeid fra hvor som helst – så lenge man har en enhet som kan kjøre den valgte plattformen.

Office 365 – fast inventar hos alle

De siste par årene har Microsofts Office 365 skylt inn over både private og offentlige organisasjoner, og gjort mange arbeidsoperasjoner enklere og mer effektive.

Svært mange organisasjoner har i dag valgt Office 365, idet nettskyløsningen gir noen fantastiske fordeler. Behovet for lokale servere er redusert. Man er alltid oppdatert med den siste nye utgaven av Office-pakken, og i stedet for å bruke tid og ressurser på driften av IT, kan man i større grad fokusere på å optimalisere arbeidsoperasjoner og effektivisere.

Integrasjon mellom Sak- og arkivsystem og Office 365

Selv om nettskyer og Office 365 har vært rost med hensyn til alle fordelene som smidighet, dokumentkontroll og besparelser, så har man støtt på problemer innenfor sak- og arkivsystemer. Mange systemer har hatt et vedvarende problem med å integrere sak- og arkivsystemer direkte i Microsoft Office 365.

Problemet oppstår spesielt ved redigering i Office Online, som ellers er en smart og sikker metode for å unngå dupliserte og tilfeldige dokumenter på lokale stasjoner.

Det er viktig at man setter seg grundig inn i at det er forskjell på nivåene av integrasjon som de forskjellige sak- og arkivsystemene tilbyr. Selv om et system kan integreres med Office 365-skrivebordsklienten, betyr det ikke nødvendigvis at det også integrerer til Office Online.

Det kan også raskt komme til å bety at man må hente filer ned lokalt for å kunne redigere dem. Der går luften litt ut av ballongen på den delen av Office 365, som ellers gir noen gode verktøy for å operere organisasjonen i et nettskyformat.

De færreste systemene snakker direkte sammen med Office 365

Integrasjon mellom Office 365 og sak- og arkivsystemer er et av de emnene som i Devoteams ESDH-ECM-rapport for 2019 ble gjennomgått og undersøkt med stor interesse. Tallene fra undersøkelsen viste at det var de færreste plattformene som integrerte direkte med Office 365, spesielt i deres online-applikasjoner.

De mange fordelene ved Office 365 og nettskyløsninger kan dermed falme litt, når man likevel ender opp med å laste ned dokumenter fra nettskyen til sin lokale stasjon hver gang man skal bruke dem.

«De færreste løsninger støtter at brukeren kan finne frem og åpne et dokument som ligger i sak- og arkivsystemløsningen, via f.eks. Word Online, dvs. uten å skulle finne dokumentet i sak- og arkivsystemløsningen og åpne det derfra.»

 – Devoteam ESDH-ECM-rapport 2019

Ifølge Devoteams rapport kunne knapt en tredjedel av systemene gi brukerne mulighet til å journalføre et dokument direkte i Word Online, mens langt de fleste krevde at man hentet dokumentet ned i skrivebordsklienten.

Med andre ord er det en fartshump at man først henter dokumentene ned lokalt på egen stasjon, og deretter overføre dem til sitt sak- og arkivsystem. Det kan ikke betegnes som den best mulige arbeidsoperasjonen, spesielt ikke hvis man arbeider med personopplysninger.In other words, it’s like hitting a speed bump when you first have to download your documents to your local drive and then transfer them to your EDRM-system. It’s hardly an optimal work procedure – especially if you are working with sensitive personal data.

Når filer må kopieres ned på en lokal stasjon fra skyen, kan de lett ende steder der de ikke blir slettet igjen. Det blir opprettet midlertidige filer, og etter å ha lagt dokumentet tilbake i skyen, kan man glemme å slette det dupliserte dokumentet man har liggende lokalt.

Med henblikk på bruk av maler, fraser og utskriftsfletting i Word Online, er det også her bare cirka hvert tredje system som kan være med.

Hvis man gjerne vil slippe lokale dokumenter og sikre at dataene ikke ender steder der de ikke skal være, kan det være en god ide å se på de mulighetene som finnes til å skape en bedre integrasjon mellom Office 365 og sak- og arkivsystemet.

Connect 365 skaper tilkoblingen

Det er selvfølgelig måter man kan løse denne problemstillingen på, uten å måtte vente på at de forskjellige sak- og arkivsystemene selv får utviklet en sterkere integrasjon til Office 365. En av dem er å bruke en integrasjonsskapende løsning som kan skape tilkoblingen mellom Office Online og ditt sak- og arkivsystem.

Med Connect 365 skapes det en direkte tilkobling mellom Office Online og ditt sak- og arkivsystem, som sikrer muligheten til å redigere dokumenter uten at de på noe tidspunkt ligger lokalt på din egen stasjon.

Denne løsningen er basert på at dokumentene blir kryptert og midlertidig plassert i Microsoft Azure bak en sikker tilgangskontroll, og dataene forlater aldri EU. Connect 365 bygger på de høyeste standardene for beste praksis i autentisering gjennom Microsofts eget sikkerhetslag. Det gjør det lett å overholde GDPR-lovgivningen og generelt skape dokumentkontroll.

Gjennom Connect 365 er det også mulig å bruke mobile enheter til å få tilgang til og redigere dokumenter sikkert og uten lokale filer. Også på mobile enheter blir dokumenter plassert i et sikkert og isolert miljø på Microsoft Azure. Etter redigeringen leveres dokumentet tilbake til det opprinnelige systemet og slettes fra den midlertidige plasseringen i Connect 365.

Hvis offentlig sektor ønsker å følge med på den teknologiske utviklingen ut i skyen, så handler det med andre ord om at de offentlige innkjøperne så snart som mulig får implementert minimumskrav for en sikker integrasjon mellom sak- og arkivsystemer og Office Online. Det kan enten gjøres med henvisning til standardløsninger som Connect 365, eller at leverandøren forpliktes til selv å utvikle og vedlikeholde integrasjonen.

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365