Bekymringsfri dokumenttilgjengelighet i Ringkøbing-Skjern Kommune

apr 6, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Offentlige organisasjoner på tvers av EU har hatt det travelt med å gjøre både hjemmesider og dokumenter tilgjengelige. Når det kommer til nettilgjengelighet i dokumenter, er det mange forskjellige tiltak som sikrer at organisasjoner kan komme i mål. Ringkøbing-Skjern Kommune, i Danmark, ønsket å optimalisere prosessen rundt tilgjengelighet i dokumenter fra start til slutt, for å gjøre det så enkelt som mulig for de ansatte å sikre dokumentenes tilgjengelighet.

Nettilgjengelighet i dokumenter

Nettilgjengelighet i dokumenter er en kontinuerlig oppgave, da man oppretter nye dokumenter hver eneste dag, og det krever både kunnskap, tid og engasjement å sikre tilgjengeligheten. Alle dokumenter må individuelt merkes opp for tilgjengelighet, noe som betyr at de ansatte må merke dokumenter før dokumentene publiseres eller sendes ut.

Derfor var det viktig for Anette Stokholm, webmaster i Ringkøbing-Skjern Kommune, å finne de beste verktøyene og sikre at arbeidsbyrden for de ansatte ble så liten som mulig når de skulle sikre tilgjengelighet i dokumentene. Det skulle være intuitivt og raskt, og måtte ikke ta for mye tid i hverdagen.

Snarveien til tilgjengelighet

Ringkøbing-Skjern Kommune så snarveien til tilgjengelige dokumenter med Assist. Tilleggsprogrammet til Microsoft 365 veileder alle ansatte i å skape tilgjengelighet i dokumentene fra start til slutt. Det krever ikke noen spesiell opplæring eller kunnskap om retningslinjene for nettilgjengelighet, da løsningen selv peker ut de stedene som mangler merking, og gjør det lett å rette dem selv.

I Ringkøbing-Skjern Kommune ville de likevel gjerne gå ett skritt lenger. Assist gjorde det enkelt og krevde bare minimal medarbeideropplæring, men ifølge Anette Stokholm var Ringkøbing-Skjern Kommune ikke helt i mål. Derfor undersøkte de muligheten til å få gjort kommunens maler nettilgjengelige samtidig som de ønsket å ta i bruk fraser. Målet var å eliminere risikoen for menneskelige feil og forglemmelser.

«Vi gjør vårt beste for å få orden på nettilgjengelighet, og med en kombinasjon av Assist og DynamicTemplate er vi kommet langt med å automatisere tilgjengelighet i dokumentene våre.»

Anette Stokholm, webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

Automatisering med maler og fraser

For å etterkomme en mer automatisert tilgang til nettilgjengelighet i dokumenter gikk Ringkøbing-Skjern i gang med å utforske mulighetene med DynamicTemplate. Anette Stokholm og teamet hennes startet med å skifte ut kommunens eksisterende 350 maler, og i dag har de bare 5 DynamicTemplate-maler.

Malene benytter utskiftbart innhold, noe som gjorde det mulig for Ringkøbing-Skjern Kommune å forhåndsmerke malene for tilgjengelighet. Logoer, åpningstider og alle basiselementer i malene er med andre ord fullt tilgjengelige fra start – medarbeideren trenger ikke selv å ha fokus på tilgjengelighet når de skriver brev.

«Med forhåndsmerkede maler og fraser trenger den enkelte medarbeideren ikke å bruke tid på å gjøre et dokument tilgjengelig. Det er allerede gjort på forhånd, da de benytter seg av standardisert tekst».

Anette Stokholm, webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

For å komme helt i mål fikk de oppnevnte fraseredaktørene rettet sine fraser (forhåndsskrevne tekstavsnitt som brukes som byggeklosser i brevet) i henhold til retningslinjene for tilgjengelighet. De sørget for at de frasene kollegaene brukte ofte, inneholdt all nødvendig merking til standardtekster og elementer.

Ringkøbing-Skjern Kommune har automatisert tilgjengelighet i dokumentene sine – i de få tilfellene der medarbeidere foretar manuelle endringer, benyttes Assist til å skanne og merke endringene.

Bekymringsfri tilgjengelighet

Ringkøbing-Skjern Kommune har med fremsynthet og hjelp fra både Assist og DynamicTemplate sørget for at nettilgjengelighet ikke er en byrde i de ansattes hverdag, da det fjerner behovet for omfattende medarbeiderutdanning. Dokumenter opprettes med få klikk og er fra start merket for tilgjengelighet. Anette Stokholm er sikker på at automatiseringen av tilgjengelighet i dokumenter vil være en stor fordel, spesielt nå når digital post også omfattes av lovgivningen.

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365