Automatiserte dokumenter i Thisted Kommune

okt 28, 2020 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Dokumenthåndtering er for mange store organisasjoner et viktig element for at hverdagen skal kunne henge sammen. Enten det er dokumenter som skal arkiveres, enkle brev som skal skrives, eller notater og komplekse avgjørelser – er det alfa og omega at prosessen er effektiv og intuitiv.

Thisted Kommune arbeider med en rekke systemer som alle inneholder data som skal kunne videreføres til dokumenter. Hvert av disse systemene har sitt eget malverktøy, som fungerer på hver sin individuelle måte. Innebygde maler er en smart løsning, men det betydde imidlertid for en kommune som Thisted at de pleide å arbeide med et sted mellom 2500 og 3000 forskjellige maler. Tusenvis av maler med hvert sitt individuelle vedlikehold er en enorm og uoversiktlig arbeidsbyrde.

Nytt design uthevet omfanget av vedlikeholdet

Vedlikeholdets omfang ble svært tydelig da Thisted Kommune byttet til en ny designhåndbok. Overgangen til det nye designet virket uoversiktlig da det betydde at tusenvis av maler måtte gjøres om til en ny skrifttype og en ny logo.

Samtlige maler i en rekke forskjellige ESDH-systemer måtte oppdateres manuelt, bl.a. DUBU, Novax og Cura, men det største arbeidet lå helt klart i de mange SBSYS-malene som måtte oppdateres.

«I Thisted Kommune har vi mer enn ett ESDH-system. DynamicTemplate er uavhengig og gjør det mulig å opprette dokumenter fra ett enkelt utgangspunkt i stedet for å lære opp alle ansatte i å bruke flere forskjellige systemer.«

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Etter å ha gjennomgått utvalget av forskjellige muligheter, kom Thisted Kommune frem til en klar vinner. Effektive maler, sentralt vedlikehold og med integrasjoner til alle systemer – DynamicTemplate var muligheten til å få et verktøy som kunne samle opprettelsen av alle typer av dokumenter i én og samme løsning.

Én mal som dekker alle behov

Ved å implementere en markedsledende standardløsning som DynamicTemplate, som fungerer uavhengig i Microsoft Office og trekker data direkte fra flere typer elektroniske saksarkiver og fagsystemer, ble det mulig å redusere Thisted Kommunes tusenvis av maler til noen få universelle maler på tvers av flere systemer.

DynamicTemplate bygger på maler med forhåndsopprettet tekstinnhold som kan skiftes ut. Med et bibliotek av forhåndsutarbeidede tekster (bedre kjent som fraser i DynamicTemplate) er det mulig for en kommune som Thisted å ha én enkelt mal til størstedelen av dokumentene sine. Ved å benytte et frasebibliotek der alt innhold er forhåndsskrevet, riktig og ensrettet – kan organisasjonen med andre ord eliminere risikoen for feilinformasjon, tastefeil eller feil i formatet.

Men hvor kommer fraser fra, og hvordan benyttes de riktig?

Skreddersydde fraser

Det er to typer brukere av DynamicTemplate – vanlige brukere og fraseredaktører. Alle ansatte er vanlige brukere og oppretter dokumenter ved å åpne en mal og sette inn de forhåndsopprettede frasene som sikrer at all tekst er riktig og informasjonen som sendes ut er ensrettet, slik at det ikke oppstår uoverensstemmelse.

Fraser oppstår likevel ikke av seg selv, og de er forskjellige fra organisasjon til organisasjon. I Thisted Kommune har de lært opp superbrukere, også kalt fraseredaktører, i alle avdelinger. Det er redaktørenes oppgave å sikre seg at frasene er riktig skrevet og informative, når de andre brukerne sender ut brev eller andre dokumenter.

«Da vi startet med DynamicTemplate, samlet vi et korps av ansatte som skulle danne grunnlaget for fraseredaktørene. De som ble valgt ut, ble gitt tid til å gjøre seg til eksperter i DynamicTemplate.«

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Fra komplekst til enkelt

Thisted Kommune utvikler ofte kompliserte dokumenter med mange variabler basert på informasjon fra individuelle saker og involverte innbyggere. Av samme grunn implementerte de Regelmotoren i sin DynamicTemplate-løsning. Regelmotoren er en utvidelse til DynamicTemplate, som gjør det mulig å utarbeide komplekse dokumenter basert på valgmuligheter ved dokumentopprettelsen. I Thisted Kommune bruker de Regelmotoren i flere forskjellige dokumenter i Borgerservice.

For eksempel utarbeider de dokumenter for opphør av tjenester ved et enkelt oppsett med rullegardinmenyer. Saksbehandleren velger mottaker, årsak til opphør og hvilken type tjeneste det er snakk om. Deretter oppretter Regelmotoren i DynamicTemplate automatisk et komplett dokument som er klart til å sendes ut.

I Thisted Kommune har de sørget for at Regelmotoren tar høyde for variablene i de forskjellige valgmulighetene. Hvis årsaken til opphøret for eksempel skyldes at innbyggeren er kommet i arbeid, vil Regelmotoren spørre om hvem arbeidsgiveren er, og be om en dato for oppstart.

Maler er et effektivt redskap på mange måter, og med Regelmotoren innbygget vil dokumentautomatisering skape lynraske og feilfri dokumenter for enhver ansatt i en hvilken som helst organisasjon – uansett deres erfaring eller opplæring.

«For brukeren er DynamicTemplate en stor hjelp og svært enkel å bruke. Hvis fraseredaktørene opplæres riktig – og det hjelper Dania Software med – så er det en lett og intuitiv prosess som effektiviserer arbeidsflyten for mange ansatte.«

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsulent og ESDH-ansvarlig, Thisted Kommune

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365