Universell utforming i dokumentopprettelse – tilgjengelighet kommer først

aug 23, 2020 | Artikler

Vi nærmer oss 23. september 2020, hvor neste fase av EUs nettdirektiv trer i kraft. Det betyr at det er viktigere enn noensinne å sikre seg at alle dokumenter som lastes opp eller sendes ut, er fullt tilgjengelige i henhold til WCAG 2.1 retningslinjene.

Det er mange måter å håndtere overgangen til tilgjengelige dokumenter på. En av dem er at man manuelt taster inn nødvendig informasjon for hvert dokument. Det skaper raskt en stor arbeidsbyrde og gjør prosessen med dokumentopprettelse unødig lang og tung. Det betyr også at alle ansatte må utdannes i hvordan man oppretter et tilgjengelig dokument som ikke bryter noen av de mange retningslinjene.

Universell utforming – fra arkitektur til internett

Det er ingen som ønsker unødig stor risiko for feil, lange utdanningsforløp eller vanskelige arbeidsprosesser. Det kan derfor være en god ide å vurdere hvordan man innarbeider universell utforming i dokumentproduksjonen.

Universell utforming startet som et arkitektonisk konsept hvor tilgjengelighet var omdreiningspunktet i designet. Når du planlegger med utgangspunkt i tilgjengelighet, unngår du å utføre tungvint dobbeltarbeid når du skal legge til løsninger for funksjonshemmede etter et ferdig byggeprosjekt.

I de senere år har universell utforming bredt seg ut i flere områder – deriblant den digitale verden. Universell utforming på hjemmesider er bygget opp på samme måte som i arkitektur. En hjemmeside bygges på samme måte som en fysisk bygning – med tilgjengelighet som hjørnestein.

Tilgjengelig fra topp til tå – også i dokumenter

Universell utforming bygger på syv generelle prinsipper som kan overføres direkte til nettutvikling og dokumentopprettelse. Disse prinsippene dekker blant annet over at alle skal ha lik mulighet til å delta, uansett hvordan man samspiller med verden. Det bør dessuten være plass til fleksibilitet i designet – i en bygning vil det bety at det er tilgang til en etasje via både trapper og ramper, men på en hjemmeside vil det for eksempel være at en video har både lyd og undertekster. Det er dessuten fokus på at designet er enkelt og intuitivt, og at det er sikkerhetsbestemmelser innarbeidet i det originale designet.

Når det gjelder dokumenter, virker det kanskje åpenbart hvordan man ut fra WCAG 2.1 sikrer tilgjengelighet. Det er likevel en tung og tidkrevende prosess som grenser til det umulige hvis alle i en organisasjon manuelt må gjøre dokumentene tilgjengelige hver gang – derfor er det viktig å innarbeide tilgjengelighet i dokumentets fundament, slik at man kommer godt i gang fra start.

Universell utforming i maler

Det er mulig å sikre tilgjengelighet automatisk i dokumentopprettelsen og dermed helt unngå manuelle prosesser. En intelligent malløsning som skaper tilgjengelige maler, minimerer effektivt dobbeltarbeid og skaper både bedre og raskere arbeidsflyter i organisasjonen din.

Ved å merke opp innhold på forhånd i dokumentmaler er det mulig med ett enkelt trykk på en knapp å opprette et fullt tilgjengelig dokument med all nødvendig informasjon. Fra avsender og mottaker til kontaktinformasjon, logoer og signaturer – alt sammen med bildebeskrivelser, dokumenttitler og de riktige skriftstilene som skal til for å gjøre et dokument tilgjengelig.

Med en malløsning som DynamicTemplate sikrer man at alle ansatte kan opprette ensartede, riktige og fullt tilgjengelige dokumenter hver gang – uten forglemmelser og feil.

Tilgjengelige dokumenter bør prioriteres i alle moderne organisasjoner, og om det gjøres ved at man manuelt gjennomgår hvert eneste dokument, eller man bruker en intelligent malløsning, er mindre viktig. Men i en digital tid som fokuserer på å skape tilgjengelig informasjon for så mange mennesker som mulig, uansett, programvare, språk, plassering og eventuelle funksjonshemninger – er det essensielt å tilgjengeliggjøre hjemmesider og dokumenter.

Stort sett alle har tilgang til internettet, men ikke alle kan bruke det effektivt – derfor er universell utforming viktigere enn noensinne.

Vårt nyhetsbrev

Oppdag mulighetene med Insight

Insight er din inngang til å få vite mer om smartere digitale arbeidsganger med Microsoft Office og Office 365