Esbjerg Kommune ökar datasäkerheten med DynamicTemplate

feb 24, 2021 | DynamicTemplate, Framgångshistorier, Offentlig sektor

Elektronisk ärendehantering erbjuder många fördelar men innebär också att man måste vara extra försiktig med hanteringen av känsliga personuppgifter när man skickar brev och dokument.

Esbjerg Kommune har under lång tid använt de många synergifördelar som finns mellan DynamicTemplate och elektronisk ärendehantering, så när den Pedagogiska enheten i Esbjerg Kommune mötte krav på datasäkerhet i sin ärendehantering hade man redan rätt verktyg till hands.

Manuell röra med personnummer

Den tvärvetenskapliga chefen på den Pedagogiska enheten i Esbjerg Kommune, Kim Christophersen säger att de i enheten upptäckte att vissa medborgare hade fått brev som inte riktades till dem. Dessa brev skickades av handläggare direkt från dessas dokumenthanteringssystem och innehöll ofta känsliga personuppgifter, t.ex. personnummer och adresser.

Upptäckten gjorde Kim Christophersen medveten om att en förändring av enhetens rutiner var nödvändig. Därför började han genast undersöka vilken felkällan i deras system var. Han drog slutsatsen att problemet uppstod i de inbyggda mallarna från enhetens dokumenthanteringssystem som de anställda använde för att hantera ärendena. Det fanns manuella skrivfel i mallarna när brev skickades. Vid avsändandet skrevs personnummer in manuellt och detta ledde till att ett brev kunde hamna i fel brevlåda.

Automatiska mallar eliminerar risken för fel

För att undvika dessa manuella inmatningsfällor började Pedagogiska enheten att implementera DynamicTemplate. Med DynamicTemplate fick enheten möjlighet att automatisera ärendehanteringen och slippa brott mot datasäkerheten, eftersom hela processen från tomt papper till skickat brev automatiseras i ett fast och säkert ramverk.

”Vi har rapporterat tre datasäkerhetsöverträdelser eftersom personuppgifter hade skickats felaktigt. Att hämta in personuppgifter och få dem skickade har blivit mycket säkrare med DynamicTemplate.”

Kim Christophersen, tvärvetenskaplig ledare på den pedagogiska enheten, Esbjerg Kommune

DynamicTemplate hämtar all information direkt från kommunens ärendesystem och kringgår all manuell inmatning av till exempel personnummer. Med ett enkelt klick genereras ett färdigt brev och handläggaren kan omedelbart se att namn och adresser är korrekta. Brevet skickas direkt från lösningen vilket helt eliminerar risken för att felaktig information anges.

Efter implementeringen av DynamicTemplate har Esbjerg Kommune inte längre fått förfrågningar från medborgare som fått felaktiga brev och man känner sig säkrare på att inga dataintrång kommer att begås.

Datasäkerhet som en prioritet

För de 80 användarna på Esbjerg Kommunes pedagogiska enhet eliminerar DynamicTemplates automatiska mallar all nervositet och osäkerhet vad gäller dataintrång vid ärendehantering. Lösningen gör att man lugnt, snabbt och säkert kan arbeta med dokument utan att dubbelkolla mottagare, adresser och annan personinformation i onödan.

Ärendehanteringen kan optimeras ytterligare med DynamicTemplate Cloud och Connect 365, vilket gör att man kan skapa och redigera dokument säkert i molnet. Läs mer om Connect 365.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365