FOA effektiviserar arbetsgången med DynamicTemplate och Public 360

sep 28, 2020 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

FOA är Danmarks tredje största fackförbund. Med sina fler än 175 000 medlemmar fördelade på 38 avdelningar är det alldeles uppenbart att FOA kommunicerar och skickar ut väldigt många dokument varje dag till sina många tusentals medlemmar. Som så många andra stora organisationer upplevde FOA snart att skapandet av många dokument blev tungt att administrera på ett effektivt sätt.

Vi kontaktade Kristina Löfs, implementeringskonsult hos FOA, för att få en bättre inblick i hur FOA försöker optimera sättet som de kommunicerar och skapar dokument på.

En enklare övergång

Kristina Löfs anlitades som projektkonsult i samband med att FOA bytte till ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360. Under implementeringen av Public 360 fick FOA också en ny grafisk profil och design, vilket innebar att alla deras hundratal mallar behövde omstruktureras och designas från grunden, och sedan överföras till det nya systemet.

Om de manuellt skulle omvandla alla sina gamla mallar till den nya designen skulle övergången snabbt bli ett arbete av osedvanligt stora proportioner. Den nya designen var därmed den sista droppen som fick den fiktiva mallbägaren att rinna över.

På FOA var man van vid att mallar skapade ett virrvarr av blandade dokumentlayouter, ett oändligt underhållsarbete, en stor risk för fel i informationen eller att gamla mallar användes, trots att de blivit utfasade. Det rådde därför inga tvivel i gruppen med beslutsfattare om att den bästa vägen framåt var att implementera en ny lösning som kunde göra mallar och deras underhållsarbete både enkelt och effektivt.

Från hundratals till fem

När Kristina Löfs introducerades för DynamicTemplate från Dania Software förstod hon snabbt att det var lösningen som skulle underlätta deras dokumentarbete:

”De andra lösningarna vi kikade på var mycket komplicerade. Det viktigaste för oss var att det skulle vara enkelt att skapa, redigera och underhålla innehållet i våra mallar. DynamicTemplate var det självklara valet eftersom lösningen var lätt att förstå och intuitiv att använda.”

Kristina Löfs, implementeringskonsult, FOA

Innan vi bytte till DynamicTemplate hade FOA långt fler än 100 mallar. I dag används fem DynamicTemplate-mallar för samtliga av de tusentals dokument som dagligen framställs på fackföreningens kontor. Frasfunktionen (utbytbart textinnehåll) som finns implementerad i dynamiska mallar gör det möjligt att använda några få mallar för att skapa ett hav av olika dokument.

Enligt Kristina Löfs var övergången till DynamicTemplate och integrationen av Public 360 både enkel och intuitiv för organisationens medarbetare, som snabbt blev bekväma med att använda de nya mallarna. Två medarbetare i var och en av de 38 avdelningarna valdes ut som frasredaktörer, vilket betyder att de står för att skapa och underhålla de standardfraser som avdelningen behöver. Utöver detta har FOA också globala fraser som administreras centralt och kan användas av alla avdelningar. Mallunderhållet sköts även det centralt, så att ändringar görs automatiskt i organisationens alla mallar. Den här typen av mallunderhåll var en av de avgörande faktorerna till att FOA skulle välja en mallösning 2016.

”Innan vi bytte till DynamicTemplate hade vi hundratals mallar som alla behövde underhållas individuellt. Det var ett stort arbete att hitta rätt mallar när de skulle användas. DynamicTemplate gjorde det möjligt att konstruera alla typer av dokument med bara fem dynamiska mallar. Det skulle inte vara möjligt att uppnå samma nivå av effektivitet utan DynamicTemplate.”

Kristina Löfs, implementeringskonsult, FOA

Bästa verktyget någonsin

Oavsett hur många dokument en organisation skapar, kommer en effektiv arbetsgång alltid skapa större överskott för både medarbetare och ledning. Dynamiska och centralt underhållna mallar frigör ofantliga mängder tid som tidigare lades på att leta efter rätt mallar samt på ett oändligt och individuellt underhåll av de många mallarna.

”DynamicTemplate är det bästa verktyget som någonsin implementerats av FOA. Upplevelsen av lösningen har varit mycket positiv redan från dag ett, och det har aldrig tidigare varit så enkelt att skapa och administrera dokument.”

Kristina Löfs, implementeringskonsult, FOA

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365