Gravesham och resan mot tillgänglighet

sep 3, 2020 | AccessibilityFixer, Offentlig sektor

Engelska kommuner arbetar hårt på att göra sina digitala kanaler tillgängliga. Det beror bland annat på att EU-direktivet för webbtillgänglighet träder i kraft 23 september 2020. Webbdirektivet dikterar att ett brett spektrum av digitala medier och informationskällor, däribland webbplatser, dokument och appar måste göras tillgängliga. Detta kan dock framstå som oöverskådligt utan en välarbetad plan och en djupgående förståelse för vad riktlinjerna i WCAG 2.1 innebär.

Vi tog ett snack med Darren Everden, Assistent Director (IT & transformation) i Gravesham Borough Council för att höra mer om deras digitaliseringsteam och strategin för implementering av tillgänglighet i kommunen.

Resan börjar med kunskap och förståelse

Det finns många sätt för att komma i mål när det handlar om att göra sin organisations information tillgänglig. Vissa organisationer läser riktlinjerna och väljer därefter att bara leva upp till minimikraven. För Darren och hans digitaliseringsteam är det inte så enkelt – de menar nämligen att man bör se bortom riktlinjerna och i stället förstå vad behovet kommer ur.

Genom att förstå att WCAG 2.1-riktlinjerna är framtagna mot bakgrund av människor med specifika behov, kan digitaliseringsteamet implementera tillgänglighet på ett långt mer effektivt och användbart sätt eftersom de förstår varför EU-direktivet kom till och hur det fungerar i praktiken.

I Gravesham valde de att dela upp sin tillgänglighetsresa i stadier som prioriterades i förhållande till vad som skulle skapa mest värde för deras medborgare. En stor del av deras tankegång var inte bara baserad på att förstå hur man blir tillgänglig, utan i lika stor utsträckning varför. Denna tankegång ledde dem på rätt spår, och gjorde att de kunde uppnå tillgänglighet på bästa möjliga sätt.

Det första stadiet var av goda skäl deras egen webbplats. Både webbplatsens innehåll, men också dess uppbyggnad, behövde genomgå stora förändringar. Digitaliseringsteamet använde auditing-mjukvara för att analysera webbplatsen och hitta de ställen som var oåtkomliga för personer med funktionssvårigheter och sedan snabbt förbättra dem i enlighet med riktlinjerna.

Processen som digitaliseringsteamet gick igenom då de skulle säkerställa tillgänglighet på webbplatsen gav dem inblick i hur djupgående och tidskrävande en omvandling snabbt kunde bli.

Tillgänglig digital kommunikation

Uppdatering och optimering av de kommunala webbplatserna gjorde det klart att digitala dokument och utgående kommunikation hamnade i en kategori för sig självt och krävde en betydligt större arbetsinsats, något som digitaliseringsteamet nu var tvungna att ta ställning till. Även om Darren och hans team ville minska antalet dokument på webbplatsen, var de tvungna att inse att det alltid skulle finnas ett behov av dokument på offentliga webbplatser.

”Man vet inte vilken typ av hjälpmedelsteknik som mottagaren använder för att kunna läsa och förstå ens dokument. Den tanken var lite av en aha-upplevelse för oss och fick oss verkligen att fundera över hur vi skulle hantera dokument.”

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

Med tanke på det antal dokument som skapas på daglig basis skulle det vara en överväldigande och nästan omöjlig uppgift att göra alla dokument tillgängliga, i alla fall om arbetet föll på en central enhet.

Tillgänglighetsprojektet blev därför mycket större än man först räknat med och medförde ett nytt mål – att hitta en tredjepartslösning som kunde göra alla framtida dokument tillgängliga. Man ville hitta en lösning som skulle kunna decentralisera arbetet och göra alla medarbetare i stånd till att själva göra sina egna dokument tillgängliga utan hjälp från administratörer eller IT-avdelningen.

Darren och hans digitaliseringsteam provade först det inbyggda tillgänglighetsverktyget i Microsoft Office eftersom det verkade som det mest uppenbara verktyg att använda. Men trots att den inbyggda tillgänglighetskontrollen påpekade en del nödvändiga förbättringar, var kontrollen inte tillräckligt omfattande. Dessutom gav verktyget inte användaren tillräckligt med vägledning för att egenmäktigt kunna anpassa dokumenten så att de skulle leva upp till riktlinjerna.

Om man skulle använda den inbyggda tillgänglighetskontrollen i Microsoft Office, kom man fram till att man skulle vara tvungna att utbilda enskilda medarbetare som skulle agera ansvariga för samtliga dokument i organisationen.

För att undvika att centralisera arbetsgångarna och skapa en flaskhals, beslutade Darren och digitaliseringsteamet att hitta en intuitiv lösning.

”Det vi verkligen ville undvika var att skapa en flaskhals i vår utgående kommunikation på samma sätt som med vår webbplats. Det var i det skedet i processen som vi upptäckte AccessibilityFixer från Dania Software.”

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

En lösning på dokumentutmaningen

Med AccessibilityFixer blev Gravesham kapabla till att tillgängliggöra sina dokument i både Word, PowerPoint och Excel utan att lägga resurser på att utbilda en enda medarbetare.

”AccessibilityFixer gör alla medarbetare kapabla till att på egen hand skapa tillgängliga dokument.”

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

 AccessibilityFixer gör att alla medarbetare kan gå igenom sina dokument på egen hand, utan hjälp från IT-avdelningen eller någon administratör. Tack vare en intuitiv användarupplevelse och hjälptexter är det lätt att skapa tillgängliga dokument eller validera tillgängligheten i befintliga dokument – direkt i Microsoft Office.

”I Gravesham gör vi allt för att inkludera varenda medborgare. Vi anser att AccessibilityFixer är rätt verktyg för att ge alla medborgare lika möjligheter att kunna tolka dokument – oavsett deras behov.”

– Darren Everden, Assistant Director (IT and Transformation), Gravesham Borough Council

Lärdomar från Graveshams digitaliseringsteam

Oavsett hur en organisation väljer att nå i mål med tillgänglighet, är det essentiellt att först och främst fokusera på digital inkludering. Digital inkludering handlar om att ge alla möjligheten att leva sina liv och vara en del av samhället på samma villkor som andra. Om du väljer att göra som Gravesham och dela upp din omvandling i stadier och ge dina medarbetare möjligheten att själva skapa dokument, kommer du med största säkerhet att hitta nyckeln till en inkluderande framtid.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365