Holstebro Kommune – E-learning skapar DynamicTemplate-experter

jan 26, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Holstebro Kommune i Danmark har liksom 75 % av alla danska kommuner valt att använda mallverktyget DynamicTemplate till att effektivisera sättet på vilket medarbetare skapar och skriver dokument. Med hjälp av effektiv e-learning har Holstebro Kommune skapat ett högst kvalificerat team av DynamicTemplate-experter. Kommunen använder mallverktyget DynamicTemplate i samspel med sina nuvarande IT-system (SBSYS, KMD Nexus). DynamicTemplate har gjort det möjligt för medarbetarna att skapa kompletta brev och dokument med bara några klick, och har hjälpt dem att kontrollera och lätta deras dokumentbörda på kommunens många avdelningar.

DynamicTemplate erbjuder en uppsjö av funktioner och möjligheter som effektiviserar och automatiserar arbetsprocesser. Den unika programvaruarkitekturen delar upp mallar i fraser (textinnehåll) och design. Denna tillgång ger medarbetarna möjlighet att infoga dynamiska, fördefinierade textstycken direkt i deras dokument. Det är frasredaktörernas (administratörernas) ansvar att bygga upp automatiserade och dynamiska texter åt administratörerna – men hur säkerställer man att teamet med frasredaktörer använder alla funktioner i det nya verktyget?

”DynamicTemplate offers a whole range of intuitive functions that streamline document creation. If you take the extra time to thoroughly study the different functions, you can combine them in a new way and reach a very advanced level of automation that greatly benefits end-users and the council’s economy.”

Jacky Hansen, IT- och digitaliseringskonsult, Holstebro Kommune

Utmaningen med utbildning

Intern utbildning i organisationer kommer ofta med ett stort antal utmaningar. Hur utbildar man sina anställda på bästa sätt? Hur ser man till att hålla deras kompetens i trim? Och vad gör man med en helt ny medarbetare som ska utbildas när man normalt kör stora, samlade on premise-kurser?

Jacky Hansen, IT- och digitaliseringskonsult på Holstebro Kommune, var en del av arbetsgruppen när DynamicTemplate implementerades på kommunens avdelningar i maj 2018, och har sedan dess varit ansvarig för utbildning av nya frasredaktörer.

”Frasredaktörernas kunskapsnivå sätter standarden för alla brev och dokument i organisationen. Ju högre kunskapsnivå ens frasredaktörer har, ju högre kvalitet kan man förvänta sig att se från andra medarbetare.”

Jacky Hansen, IT- och digitaliseringskonsult, Holstebro Kommune

En ny digital vardag

Men under 2020 blev det plötsligt en utmaning att hålla kurser med fysiskt närvarande medarbetare. Genom att ta utgångspunkt i det befintliga kursmaterialet som tagits fram av Dania Software skapade Jacky Hansen deras första utgåva av en helt ny e-learningkurs. E-learningkursen delades upp i enskilda och fördjupande kapitel där var och ett innehöll all nödvändig kunskap för blivande frasredaktörer. Som en del av e-learningkursen lade man till interaktiva videor som simulerar de korrekta sätten att använda funktionerna i DynamicTemplate. Detta, i kombination med miniprov direkt i e-learningprogramvaran, garanterar att användaren har gått igenom, förstått och testats för allt användaren behöver kunna för att bli frasredaktör.

”It is essential toDet är essentiellt att utbilda sina medarbetare i hur det nya verktyget fungerar om man vill dra nytta av dess fulla potential.”

Jacky Hansen, IT- och digitaliseringskonsult, Holstebro Kommune

E-learning skapar experter

E-learningkursen är snabbt på väg att bli det föredragna sättet att utbilda frasredaktörer på i Holstebro Kommune. Allt som allt gör e-learning det möjligt att effektivisera intern utbildning och kvalificera medarbetare, så att de kan dra full nytta av DynamicTemplates många funktioner. Jacky Hansen tror att e-learning inom kort kommer att vara den föredragna modellen för utbildning inom Holstebro Kommune.

Effektiv e-learning leder till högre kvalitet i utbildningarna och sparar tid, både för den som håller i undervisningen och för den som deltar i undervisningen. Rätt träning gör det möjligt att nyttja DynamicTemplates fulla potential

Jacky Hansen, IT- och digitaliseringskonsult, Holstebro Kommune

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365