DynamicTemplate samlar ärendebehandlingen i Kalundborg Kommune

maj 31, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Kalundborg Kommune

Kalundborg Kommune omfattar det själländska nordvästra kustområdet och fungerar som ett aktivt handels- och hamncentrum i Danmark. De 3 800 kommunanställda har stora utmaningar med att uppnå en effektiv och enhetlig ärendebehandling för kommunens knappt 50 000 medborgare.

Utmaningarna

I Kalundborg Kommune används, som i många andra kommuner, ett flertal olika ärende- och dokumenthanteringssystem för olika arbetsområden.

Alla system har en egen uppsättning mallar. Underhåll av flera system var därför en omfattande uppgift, då ändringar skulle implementeras individuellt i varje enskild mall. Utöver det enorma underhållsarbetet upplevde de anställda i Kalundborg Kommune svårigheter med att hålla en röd tråd i kommunens design, då mallarna byggdes upp olika från system till system.

Lösningen

För att lösa alla dessa utmaningar valde Kalundborg Kommune att implementera DynamicTemplate. DynamicTemplate är en mallösning för Microsoft Office och 365, som används av 75 % av alla danska kommuner. Mallösningen fungerar som förbindelse mellan alla ärende- och dokumenthanteringssystem, och automatiserar sättet på vilket dokument skapas.

Genom integrationer till systemen hämtas all information direkt in i DynamicTemplates avancerade mallar, och handläggarna har möjlighet att infoga förhandsskrivna texter från ett bibliotek. Det är därmed möjligt att gå från blankt papper till skickat brev med bara ett par klick, man undviker därav också de fel som kan uppstå vid manuell inmatning av exempelvis personnummer, adresser och andra personuppgifter.

”DynamicTemplate har gjort det möjligt för alla avdelningar i Kalundborg Kommune att nyttja samma två mallar. Det har skapat ett enhetligt uttryck för hela kommunen, oavsett system.”

  • Jannie Johansen, Ekonom, Kalundborg Kommune

Tack vare DynamicTemplate använder Kalundborg Kommune nu bara två standardmallar för ärendebehandling – för alla system. Underhållet av design och information i mallar hanteras lokalt och har därmed förenklats avsevärt.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365