Office 365 finns överallt – så vad gör vi med våra ÄHS?

maj 15, 2020 | Artiklar

Molnet har sakta men säkert varit på intåg sedan millennieskiftet. Efter 20 år har alla så smått förstått vad molnlösningar går för, och varför det kan vara en smart övergångslösning att välja med tanke på de fördelar som kommer med en molnlösning.

Till och med det tvivel och den osäkerhet som uppstod i kölvattnet av GDPR, som ju sedan lång tid har funnits på plats för den offentliga sektorn, är nu som bortblåst – och övergången till molnlösningar är nästan överallt ett faktum.

Molnlösningar tros bli ännu mer populära

Enligt ett uttalande från Gartner i slutet av 2019, räknade man med att se en marknadsökning på upp till 17 % under 2020. Gartner menar att molnlösningar officiellt anses vara ”mainstream” och att förväntningarna därför är höga för framtiden.

Det som Gartner så klart inte kunde förutse var den enorma efterfrågan på molnteknik som kommit som följd av att många fått arbeta hemifrån under våren 2020.

Under våren 2020 har de flesta som arbetat hemifrån upplevt fördelarna med en molnbaserad verksamhet. Att arbeta hemifrån har varit en stor ögonöppnare och har bekräftat att molnlösningar möjliggör många typer av arbeten från vilken plats som helst – så länge man har en enhet som kan köra plattformen ifråga.

Office 365 – ett självklart inventarium hos alla

De senaste åren har Microsoft Office 365 vällt in över både privata och offentliga organisationer och gjort många arbetsflöden enklare och mer effektiva.

Riktigt många organisationer har i dag valt Office 365 eftersom molnlösningen ger flera fantastiska fördelar. Behovet av lokala servrar minskar. Man är alltid uppdaterad med den senaste utgåvan av Office-paketet och i stället för att lägga tid och resurser på driften av IT kan man i större utsträckning fokusera på att optimera arbetsflöden och effektivisera.

Integration mellan ärende- och dokumenthanteringssystem och Office 365

Även om molnlösningar och Office 365 fått mycket beröm för sina många fördelar såsom agilitet, dokumentkontroll och besparingar, har man stött på problem när det kommer till ärende- och dokumenthanteringssystem. Många system har haft ett kontinuerligt problem med att integrera ärende- och dokumenthanteringssystem direkt med Microsoft Office 365.

Problemet uppstår särskilt vid redigering i Office Online, som ju annars är ett smart och säkert sätt att undvika duplicerade och tillfälliga dokument på en lokal disk.

Det är viktigt att man noga förstår att det är skillnad på nivåerna av integration som de olika ärende- och dokumenthanteringssystemen erbjuder. Även om ett system integrerar med desktopklienten för Office 365, betyder det inte nödvändigtvis att det också integrerar till Office Online.

Det kan snabbt betyda att man blir tvungen att ladda ned sina filer lokalt för att kunna redigera dem. Där går luften ur ballongen lite för den del av Office 365 som ju annars ger några bra verktyg för att hantera sin organisation med en molnlösning.

Mycket få system talar direkt med Office 365

Integrationer mellan Office 365 och ärende- och dokumenthanteringssystem är ett av de ämnen som Devoteams ESDH-ECM-rapport för 2019 avhandlade och undersökte med stort intresse. Siffrorna från undersökningen visade att det var få plattformar som integrerade direkt med Office 365, särskilt i deras online-applikationer.

De många fördelarna med Office 365 och molnet bleknar lite när det ändå slutar med att man laddar ned sina dokument från sin molnlagring till sin lokala disk varje gång man ska använda dem.

”Få lösningar möjliggör för användaren att leta upp och öppna ett dokument som ligger i ärende- och dokumenthanteringslösningen via t.ex. Word Online, d.v.s. utan att behöva hitta dokumentet i ärende- och dokumenthanteringslösningen och öppna det därifrån.”

 – Devoteam ESDH-ECM-rapport 2019

Enligt Devoteams rapport kunde knappt en tredjedel av systemet ge användarna samma möjlighet att också journalföra ett dokument direkt i Word Online, medan de flesta krävde att man fick laddat ned dokumentet till desktopklienten.

Med andra ord blir det en flaskhals att först behöva ladda ned sina dokument till den egna lokala disken för att sedan överföra dem till sitt ärende- och dokumenthanteringssystem. Det kan inte anses vara den mest optimala arbetsgången, särskilt inte om man arbetar med känsliga personuppgifter.

När filer behöver kopieras från molnet ned till en lokal disk, kan de lätt hamna på ställen där de inte tas bort igen. Det skapas tillfälliga filer och efter att ha fört tillbaka filen till molnet kan man lätt glömma att radera det duplicerade dokumentet som man har liggande lokalt.

Vad gäller användningen av mallar, fraser och dokumentkoppling i Word Online, är det även här ca var tredje system som klarar det.

Om man gärna vill göra sig fri från lokala dokument och säkerställa att ens uppgifter inte hamnar på ställen där de inte ska vara, kan det vara en bra idé att titta på de möjligheter som finns för att skapa en bättre integration mellan Office 365 och det egna ärende- och dokumenthanteringssystemet.

Connect 365 skapar förbindelsen

Det finns självklart sätt att lösa detta problem utan att behöva vänta på att de olika ärende- och dokumenthanteringssystemen själva får utvecklat en kraftfullare integration till Office 365. Ett av dem är att använda en integrationsskapande lösning som kan skapa en förbindelse mellan Office Online och ditt ärende- och dokumenthanteringssystem.

Med Connect 365 skapas en direkt förbindelse mellan Office Online och ditt ärende- och dokumenthanteringssystem som säkerställer möjligheten att redigera dokument utan att de vid någon tidpunkt behöver lagras på din egen lokala disk.

Denna lösning baseras på att dina dokument krypteras och tillfälligt placeras i Microsoft Azure (bakom säker åtkomstkontroll), och att data aldrig lämnar EU. Connect 365 är baserat på de högsta standarderna för bästa praxis vad gäller autentisering genom Microsofts eget säkerhetslager. Det gör det lätt att efterleva GDPR-lagstiftningen och att upprätta god dokumentkontroll.

Med Connect 365 är det också möjligt att använda mobila enheter för åtkomst till, och redigering av, dokument – säkert och utan lokala filer. Även med mobila enheter placeras dokumenten i en säker och isolerad miljö på Microsoft Azure. Efter avslutad redigering levereras dokumentet tillbaka till det ursprungliga systemet och raderas från den tillfälliga placeringen i Connect 365.

Om den offentliga sektorn vill hänga med i den tekniska utvecklingen av arbete i molnet, handlar det med andra ord om att offentliga upphandlare så snart som möjligt implementerar ett obligatoriskt krav om säker integration mellan ärende- och dokumenthanteringssystemet och Office Online. Det kan antingen göras genom standardlösningar såsom Connect 365, eller genom att leverantören förpliktas att själv utveckla och underhålla integrationen.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365