Bekymmersfri dokumenttillgänglighet i Ringkøbing-Skjern Kommune

apr 6, 2021 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Offentliga organisationer i hela EU har varit upptagna med att göra såväl sina webbplatser som dokument tillgängliga. När det gäller webbtillgänglighet i dokument är det många olika initiativ som säkerställer att organisationer kan komma i mål. Ringkøbing-Skjern Kommune (dansk kommun) ville optimera processen kring tillgänglighet i dokument för att göra det så enkelt som möjligt för personalen att säkerställa tillgängligheten i sina dokument.

Webbtillgänglighet i dokument

Webbtillgänglighet i dokument är en kontinuerlig uppgift eftersom nya dokument skapas varje dag och detta kräver både kunskap, tid och engagemang för att säkerställa tillgängligheten. Alla dokument måste tillgänglighetsmärkas vart och ett för sig vilket innebär att anställda måste göra detta innan de publiceras eller utfärdas.

Därför var det viktigt för Anette Stokholm, webbansvarig i Ringkøbing-Skjern Kommune, att hitta de bästa verktygen och se till att arbetsbördan för anställda blev så liten som möjligt när de skulle säkerställa tillgänglighet i dokument. Det skulle vara intuitivt, snabbt och inte ta för mycket tid.

Genvägen till tillgänglighet

Ringkøbing-Skjern Kommune såg genvägen till tillgängliga dokument med Assist. Det är ett tillägg till Microsoft 365 som vägleder alla anställda att skapa tillgänglighet i dokumenten från början till slut. Det kräver ingen speciell utbildning eller kunskap om riktlinjerna för tillgänglighet för webben, eftersom lösningen i sig identifierar de ställen som saknar märkning och gör det enkelt att korrigera dem självständigt.

I Ringkøbing-Skjern Kommune vill man dock gå ett steg längre. Assist gjorde det enkelt och krävde endast minimal utbildning av personalen, men enligt Anette Stokholm var kommunen inte i mål med detta. Därför undersökte de möjligheten att göra kommunens mallar webbtillgängliga samtidigt som de ville börja använda fraser. Målet var att eliminera risken för mänskliga misstag och brister.

”Vi strävar efter att hantera webbtillgänglighet, och med en kombination av Assist och DynamicTemplate har vi kommit långt i att automatisera tillgängligheten i våra dokument.”

– Anette Stokholm, Webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

Automation med mallar och fraser

För att få mer automatiserade rutiner kring webbtillgänglighet i dokument började Ringkøbing-Skjern Kommune undersöka möjligheterna med DynamicTemplate. Anette Stokholm och hennes team började med att byta ut kommunens 350 befintliga mallar – och idag har de bara fem DynamicTemplate-mallar.

Mallarna använder utbytbart innehåll vilket gjorde det möjligt för kommunen att förhandsuppmärka sina mallar för tillgänglighet. Med andra ord: logotyper, öppettider och alla baselement i deras mallar är helt tillgängliga från början – medarbetarna behöver inte fokusera på tillgänglighet när man skriver brev.

”Med förhandsuppmärkta mallar och fraser behöver den enskilda medarbetaren inte lägga tid på att göra sitt dokument tillgängligt. Detta har ju gjorts i förväg eftersom de använder standardiserad text.”

– Anette Stokholm, Webmaster, Ringkøbing-Skjern Kommune

För att nå målet hade de utsedda frasredaktörerna justerat sina fraser (i förväg skrivna textstycken som används som byggstenar i brevet) enligt riktlinjerna för tillgänglighet. De såg till att de fraser som ofta användes av kollegorna innehöll all nödvändig uppmärkning av standardtexter och element.

Ringkøbing-Skjern Kommune har automatiserad tillgänglighet i sina dokument – i de få fall där anställda gör manuella ändringar används Assist för att granska och markera ändringarna.

Bekymmersfri tillgänglighet

Med framsynthet och hjälp av både Assist och DynamicTemplate har Ringkøbing-Skjern Kommune säkerställt att webbtillgänglighet inte är någon börda i de anställdas vardag eftersom det eliminerar behovet av omfattande personalutbildning. Dokument skapas med några få klick och märks upp för tillgänglighet från början. Anette Stokholm är förvissad om att automatisering av tillgänglighet i dokument kommer att vara en stor fördel, särskilt nu när digital post också omfattas av lagstiftningen.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365