Automatiserade dokument i Thisted Kommune

okt 28, 2020 | DynamicTemplate, Offentlig sektor

Dokumenthantering är för många stora organisationer en avgörande faktor för att vardagen ska fungera. Oavsett om det handlar om dokument som ska arkiveras, enkla brev som ska skrivas eller anteckningar och komplexa beslut – är det A och O att processen är effektiv och intuitiv.

Thisted Kommune arbetar med flertalet system som alla innehåller data som ska kunna föras över till dokument. Var och ett av dessa system har sitt eget mallverktyg som fungerar på sitt eget vis. Inbyggda mallar är en smart lösning, men för en kommun som Thisted innebar det att de behövde arbeta med 2 500 till 3 000 olika mallar. Tusentals mallar med var sitt individuella innehåll är en enorm och oöverskådlig arbetsuppgift.

Ny design belyste underhållets omfattning

Underhållets omfattning blev mycket tydligt när Thisted Kommune bytte till en ny grafisk profil. Övergången till den nya designen framstod som en enorm utmaning eftersom det betydde att tusentals mallar skulle göras om med nytt teckensnitt och ny logotyp.

Man skulle behöva uppdatera samtliga mallar i ett antal olika ärende- och dokumenthanteringssystem manuellt, bl.a. DUBU, Novax och Cura, men det största jobbet låg helt klart i de många SBSYS-mallar som skulle uppdateras.

”I Thisted Kommune använder vi fler än ett ärende- och dokumenthanteringssystem. DynamicTemplate är helt oberoende och gör det möjligt att skapa dokument från ett ställe, i stället för att lära alla medarbetare att använda flera olika system.”

– Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsult och ansvarig för ärende- och dokumenthanteringslösningar, Thisted Kommune

Efter att ha gått igenom utbudet av olika möjligheter, kom Thisted Kommune fram till en klar vinnare. En lösning med effektiva mallar, centralt underhåll och integrationer till alla system – DynamicTemplate gav oss möjligheten att få ett verktyg som kunde samla skapandet av alla sorters dokument i en och samma lösning.

En mall som täcker alla behov

Genom att implementera en marknadsledande standardlösning som DynamicTemplate, som fungerar oberoende i Microsoft Office och hämtar data direkt från flera typer av ärende- och dokumenthanteringssystem, blev det möjligt att reducera Thisted Kommunes tusentals mallar till bara ett par stycken universella mallar för flera system.

DynamicTemplate bygger på mallar med utbytbart och förhandsskapat textinnehåll. Med ett bibliotek av förhandsskapade texter (bättre känt som fraser i DynamicTemplate) är det möjligt för en kommun som Thisted att ha en enda mall för merparten av sina dokument. Genom att använda ett frasbibliotek där allt innehåll redan på förhand finns skrivet, korrekt och enhetligt – kan organisationen med andra ord eliminera risken för felinformation, skrivfel och formatfel.

Men var kommer fraser ifrån, och hur använder man dem på rätt sätt?

Skräddarsydda fraser

Det finns två typer av DynamicTemplate-användare – vanliga användare och frasredaktörer. Alla medarbetare är vanliga användare och skapar dokument genom att öppna en mall och infoga förhandsskapade fraser som säkerställer att all text är korrekt och att informationen som skickas ut är enhetlig, så att det inte uppstår inkongruenser.

Fraser uppstår dock inte av sig självt och skiljer sig från organisation till organisation. I Thisted Kommune lärde man upp administratörer, också kallade frasredaktörer på alla avdelningar. Det är redaktörernas uppgift att säkerställa att fraserna är korrekt skrivna och informativa när de andra användarna skickar ut brev eller andra dokument.

”När vi började med DynamicTemplate samlade vi en grupp medarbetare som skulle lägga grunden för frasredaktörerna. De som valdes ut gavs tid åt att bli experter på DynamicTemplate.”

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsult och ansvarig för ärende- och dokumenthanteringslösningar, Thisted Kommune

Från komplext till enkelt

Thisted Kommune skapar ofta komplicerade dokument med många variabler baserade på information från enskilda ärenden och medborgare. Av den anledningen implementerade de Regelmotorn i sin DynamicTemplate-lösning. Regelmotorn är ett tillägg till DynamicTemplate som gör det möjligt att skapa komplexa dokument baserade på valmöjligheter under skapandeprocessen. I Thisted Kommune använder de Regelmotorn i flera olika dokument relaterade till medborgartjänster.

Till exempel skapar de dokument som rör indragen ersättning genom att använda en enkel uppsättning vanliga rullgardinsmenyer. Handläggaren väljer mottagare, orsak till varför ersättningen dras in och vilken typ av ersättning det är fråga om. Därefter skapar Regelmotorn i DynamicTemplate automatiskt ett komplett dokument som är klart att skickas.

I Thisted Kommune har de säkerställt att Regelmotorn tar hänsyn till variablerna för de olika valmöjligheterna. Om orsaken till att ersättningen dras in till exempel beror på att medborgaren fått en anställning kommer Regelmotorn att fråga vem arbetsgivaren är och be om ett datum för påbörjad anställning.

Mallar är ett effektivt redskap på många sätt, och med Regelmotorn som tillägg blir det enkelt för alla medarbetare i vilken organisation som helst att snabbt, automatiskt och utan fel skapa dokument – oavsett erfarenhet eller upplärning.

”DynamicTemplate är en stor hjälp för användaren och mycket enkelt att använda. Om frasredaktörerna får korrekt upplärning – något som Dania Software hjälper till med – får man en enkel och intuitiv process som effektiviserar arbetsgångar för många medarbetare.”

Hanne Rysgaard, Digitaliseringskonsult och ansvarig för ärende- och dokumenthanteringslösningar, Thisted Kommune

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365