Universell design i dokumentskapande – tillgänglighet kommer först

aug 23, 2020 | Artiklar

Vi närmar oss 23 september 2020, då nästa fas av EU:s webbdirektiv träder i kraft. Det betyder att det är viktigare än någonsin att säkerställa sig att alla dokument som laddas upp eller skickas ut är helt tillgängliga i enlighet med riktlinjerna i WCAG 2.1.

Det finns många sätt att hantera övergången till tillgängliga dokument på. Ett av dem är att man manuellt anger all nödvändig information för varje dokument. Det skapar snabbt en stor arbetsbelastning och gör processen för dokumentskapande onödigt lång och besvärlig. Det betyder också att verksamhetens alla anställda ska utbildas i hur man skapar ett tillgängligt dokument som inte bryter mot någon av de många riktlinjerna.

Universell design – från arkitektur till internet

Det är ingen som vill ha en onödigt stor risk för fel, långa utbildningsförlopp eller besvärliga arbetsprocesser. Det kan därför vara en bra idé att fundera över hur man implementerar universell design i sin dokumentproduktion.

Universell Design startade som ett arkitektoniskt koncept där designen kretsar kring tillgänglighet. När man planerar med utgångspunkt i tillgänglighet undviker man att behöva utföra besvärligt dubbelarbete när man i efterhand ska tillföra handikappvänliga lösningar till ett redan färdigt byggprojekt.

På senare år har universell design kommit att omfatta flera områden – däribland den digitala världen. Universell design på webbplatser är uppbyggt på samma sätt som i arkitektur. En webbplats byggs på samma sett som en fysisk byggnad – med tillgänglighet som hörnstenar.

Tillgänglighet från topp till tå – även i dokument

Universell design bygger på sju generella principer som kan överföras direkt till webbutveckling och dokumentskapande. Dessa principer omfattar bland annat att alla ska ha samma möjlighet att delta, oavsett hur man interagerar med världen. Det ska dessutom finnas plats till flexibilitet i designen. I en byggnad skulle det betyda att det finns åtkomst till en våning via både trappor och ramper – på en hemsida skulle det till exempel kunna vara att en video har både ljud och undertexter. Det är dessutom fokus på att designen ska vara simpel och intuitiv, och att det finns skyddsåtgärder implementerade i originaldesignen.

När det kommer till dokument verkar det kanske uppenbart hur man säkerställer tillgänglighet utifrån WCAG 2.1. Det är dock en tung och tidskrävande process som gränsar till det omöjliga om alla i en organisation manuellt ska göra sina dokument tillgängliga varje gång – därför är det viktigt att implementera tillgänglighet i dokumentens fundament, på så vis får man en bra start.

Universell design i mallar

Det är möjligt att automatiskt säkerställa tillgänglighet i dokumentskapandet och därmed helt slippa manuella processer. En intelligent mallösning som skapar tillgängliga mallar minimerar effektivt dubbelarbete och skapar både bättre och snabbare arbetsgångar i din organisation.

Genom att förhandsmärka innehåll i dokumentmallar är det möjligt att med ett enkelt knapptryck skapa ett helt tillgängligt dokument med all nödvändig information. Från avsändare och mottagare till kontaktuppgifter, logotyper och signaturer – allt med bildbeskrivningar, dokumenttitlar och rätt typografier som behövs för att göra ett dokument webbtillgängligt.

Med en mallösning som DynamicTemplate säkerställer man att alla anställda kan skapa enhetliga, korrekta och helt tillgängliga dokument varje gång – utan försummelser och fel.

Tillgängliga dokument bör prioriteras i alla moderna organisationer och huruvida man uppnår tillgänglighet genom att manuellt gå igenom varenda dokument eller använda en intelligent mallösning, är mindre viktigt. Men i en digital tidsålder som fokuserar på att skapa tillgänglig information för så många människor som möjligt, oavsett mjukvara, språk, placering och eventuell funktionsnedsättning – är det essentiellt att se till att tillgängliggöra sina webbplatser och dokument.

I stort sett alla har åtkomst till internet, men det är inte alla som kan använda det effektivt – därför är universell design viktigare än någonsin.

Vårt nyhetsbrev

Upptäck dina möjligheter med Insight

Insight är din ingång till att veta mer om smartare digitala arbetsflöden med Microsoft Office och Office 365